Ausschreibung 905801: Neuausschreibung Vendor Management System
Publiziert am: 25. April 2016
Post CH AG
Die Beschaffung der externen IT-Ressourcen erfolgt bei der Post CH AG heute nur teilweise automatisiert. Die entsprechende Systemunterstützung für den End-to-end Prozess beinhaltet Medienbrüche. Im Rekrutierungsprozess von externen IT-Ressourcen im Personalverleih muss die Einhaltung diverser rechtlicher Anforderungen (wie zum Beispiel Personalverleihlizenz, AHV-Bescheinigung) sowie interner Vorgaben (wie zum Beispiel Strafregisterauszug, Betreibungsregisterauskunft, Geheimhaltungsvereinbarung) sichergestellt werden. Zudem sind vor dem Tätigkeitsbeginn der externen Ressource weitere Dokumente wie zum Beispiel Lebenslauf und Passfoto einzuholen. Im Rahmen der Ausschreibung «Neuausschreibung Vendor Management System» sollen geeignete Anbieter evaluiert werden, welche die Anforderungen der Post CH AG gemäss detailliertem Anforderungskatalog im Ausschreibungstool DecisionAdvisor zu bestmöglichen wirtschaftlichen Bedingungen erfüllen. • Der Beschaffungsprozess von IT-Ressourcen soll prozess- und systemtechnisch für alle Beteiligten optimiert und beschleunigt werden. Der gesamte Genehmigungs-, Bestell- und Rechnungsprüfungsprozess von externen IT-Ressourcen wird über das neubeschaffte System abgewickelt werden. Gegenstand der Beschaffung ist eine Saas (Software as a Service) Lösung. Detailangaben befinden sich in den Ausschreibungsunterlagen.
Diese Prozesse laufen bisher teilweise manuell oder über nur teilweise miteinander verbundene Systeme ab.
Mit der Beschaffung sollen insbesondere die folgenden Ziele erreicht werden:
• Die Einhaltung von Vorgaben bei der Beschaffung von IT-Ressourcen soll systemunterstützt sichergestellt und dokumentiert werden.
Die Lösung soll als Standardapplikation genutzt werden, also die von der Post CH AG im Anforderungskatalog vorgegebenen Eigenschaften bereits weitest möglich beinhalten und sich in vergleichbarer Form bereits bei anderen Kunden im Einsatz befinden.
| Auftraggeber: |
Dezentrale Bundesverwaltung / öffentlich rechtliche Organisationen
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Bern |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
|
| Untergruppen: |
|
Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 25. April 2016 | Publikationsdatum | |
| None | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | None |
| 10. Mai 2016 | Frist für Fragen | Fragen des Anbieters sind direkt in der Ausschreibungsplattform simap.ch, bis spätestens 10. Mai 2016, zu erfassen. Es werden keine telefonischen oder mündlichen Auskünfte erteilt. Die Beantwortung der Fragen wird spätestens am 18. Mai 2016 direkt in der Ausschreibungsplattform simap.ch publiziert. Verspätet eintreffende Fragen werden nicht mehr beantwortet. |
| 7. Juni 2016 | Abgabetermin 12:00 | Das Angebot muss zur Wahrung seiner Rechtzeitigkeit zum genannten Zeitpunkt vollständig am genannten Ort eingetroffen sein; Eingaben per E-Mail oder Fax genügen nicht. Die Aufgabe eines Angebotes per Post zum genannten Zeitpunkt (Poststempel) reicht zur Wahrung der Rechtzeitigkeit nicht. Zu spät eingetroffene Angebote werden nicht berücksichtigt. |
| 7. Juni 2016 | Offertöffnung | Das Angebot muss zur Wahrung seiner Rechtzeitigkeit zum genannten Zeitpunkt vollständig am genannten Ort eingetroffen sein; Eingaben per E-Mail oder Fax genügen nicht. Die Aufgabe eines Angebotes per Post zum genannten Zeitpunkt (Poststempel) reicht zur Wahrung der Rechtzeitigkeit nicht. Zu spät eingetroffene Angebote werden nicht berücksichtigt. |
| None | Geplanter Projektstart | |
| None | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|
Zulassungsbedingungen
Bietergemeinschaften werden nicht zugelassen.
2.1 Nachweise
2.2 Sozialversicherungsbeiträge
2.3 Kapazität
2.4 Mitarbeitersprache
2.5 Gewährleistung
2.6 Gültigkeit des Angebotes 12 Monate
2.7 D&B Rating
2.8 Servicezeit
2.9 Wartungsfenster
2.10 Referenzen
Die geforderten Nachweise werden den Antragstellern in Form des Dokumentes "Pflichtenheft inkl. Anhänge" sowie im Ausschreibungstool "DecisionAdvisor" bekannt gegeben.
Zusätzliche Informationen
keine
• Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Beschaffung von Standardsoftware (Ausgabe Juni 2013)
• Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Analyse, Konzeption, Realisierung und Einführung von Informatik-Gesamtsystemen bzw. Individualsoftware (AGB/G, Ausgabe Juni 2013)
• Allgemeine Geschäftsbedingungen für Dienstleistungen (AGB/DL, Ausgabe Juni 2013)
• Allgemeine Geschäftsbedingungen für die Wartung von Hard- und die Pflege von Software (AGB/W, Ausgabe Juni 2013)
Verhandlungen bleiben vorbehalten. Verhandlungssprache ist englisch oder deutsch.
Die Post CH AG wird gestützt auf das Ergebnis der Bewertung im Rahmen der Feinevaluation mit allen Anbietern, die noch eine reelle Chance auf den Zuschlag haben, eine Präsentation des Angebots und der offerierten Lösung durchführen.
Die Teilnahme an der Präsentation wird nicht entschädigt.
Die Präsentation findet in den Räumen der Post CH AG in Bern statt und beinhaltet im Wesentlichen Folgendes (diese Aufzählung ist nicht abschliessend):
•Vorstellung des eingereichten Angebots durch den Anbieter (ca. 1 Stunde)
•Vorstellung der angebotenen Lösung durch den Anbieter (ca. 1-2 Stunden)
•Livevorführung der angebotenen Lösung anhand von der Post CH AG bereitgestellter Szenarien (ca. 2 Stunden). Die Szenarien werden den Anbietern im Rahmen der Einladung zur Präsentation zur Verfügung gestellt. Damit werden die Erfüllung von ausgewählten Muss-Kriterien gemäss Anforderungskatalog und der Erfüllungsgrad der Zuschlagskriterien nachgeprüft.
•Weitere Fragen der Post CH AG (ca. 1 Stunde)
Der Anbieter muss sicherstellen, dass zum definierten Termin, gemäss Kapitel 8 Ecktermine der Evaluation im Pflichtenheft die nötigen personellen Ressourcen und die angebotene Lösung für die Präsentation bereitgestellt werden können.
Hinweise:
Die Post CH AG behält sich vor, nach der Produktpräsentation die Bewertung der Zuschlagskriterien anzupassen, falls Abweichungen zu den Antworten im Anforderungskatalog festgestellt werden. Die Anbieter nehmen zur Kenntnis, dass sich dadurch die Gesamtbewertung verändern kann. Stellt sich anhand der Präsentation inkl. Livevorführung heraus, dass eine Mussanforderung nicht erfüllt ist, wird das betreffende Angebot im weiteren Verfahren nicht mehr berücksichtigt.
Referenzbesuch
Die Post CH AG behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu überprüfen und allenfalls Referenzprojekte des Anbieters zu besichtigen. Es ist Aufgabe des Anbieters bei Bedarf dafür besorgt zu sein, dass solche Besichtigungen durch die Post CH AG zeitgerecht möglich sind und für sie -mit Ausnahme allfälliger Reisespesen -keine Kostenfolgen haben. Die Post CH AG behält sich vor, nach der Besichtigung der Referenzprojekte deren Bewertung anzupassen.
Verhandlungen
Die Post CH AG behält sich vor, die Angebote zu verhandeln. Zu den abschliessenden Verhandlungen werden nur noch diejenigen Anbieter eingeladen, deren Angebote nach der Angebotspräsentation noch eine reelle Chance auf den Zuschlag haben (Stand vor Verhandlungen). Die Post weist die Anbieter daher ausdrücklich darauf hin, von Beginn weg das beste Angebot einzureichen. Die abschliessende Auswertung und Rangierung der Angebote für die Zuschlagserteilung findet nur noch unter den verhandelten Angeboten statt. Demgemäss erhält im Rahmen der Schlussbewertung des Zuschlagskriteriums «Wirtschaftlichkeit (Preise)» dasjenige Angebot die Maximalpunktzahl, welches unter den verhandelten Angeboten nach Abschluss der Verhandlungen den tiefsten Gesamtpreis für den Leistungsgegenstand ausweist.
Die Projekt- und Verhandlungssprache ist bevorzugt Deutsch, Englisch wird aber ebenfalls akzeptiert. Das Angebot und sämtliche wichtigen Beilagen müssen in deutscher oder englischer Sprache eingereicht werden. Anbieter, welche wichtige Dokumente in einer anderen Sprache einreichen, können aus dem Verfahren ausgeschlossen werden.
Die Anbieter können für die Ausarbeitung des Angebotes keine Entschädigung beanspruchen.
Die Anbieter werden gebeten, die Fragen der Post CH AG hinsichtlich der Anforderungen im online Evaluationstool „DecisionAdvisor“ zu beantworten. Wie die Beantragung eines Zugangs (Benutzername und Passwort) auf den „DecisionAdvisor" erfolgt, entnehmen sie der Anleitung Anhang Nr. 07, welche auf simap.ch publiziert ist.
Geheimhaltungsverpflichtung: Alle Unterlagen sind absolut vertraulich zu behandeln. Die Dokumente dürfen weder kopiert noch in irgendeiner Form an Dritte weiter gegeben werden. Falls die Dokumente zwecks Einreichung eines Angebotes zwingend Dritten vorgelegt werden müssen, so sind auch diese zur strikten Wahrung der Vertraulichkeit anzuhalten. Im Übrigen verpflichten sich der Anbieter, dessen Mitarbeiter und allfällige Subunternehmer / Unterlieferanten, über alle Informationen und Tatsachen, die ihnen im Rahmen des vorliegenden Beschaffungsverfahrens zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren. Dies gilt sowohl während der Offert- und allfälligen Vertragsdauer als auch nach Beendigung des entsprechenden Vertragsverhältnisses.
Rückgabe der Ausschreibungsunterlagen: Verzichtet ein Unternehmen auf das Einreichen eines Angebotes oder kommt es zu keinem Vertragsabschluss, sind alle Ausschreibungsunterlagen der Post CH AG zu vernichten.
Die Post CH AG beabsichtigt, mit dem Zuschlagsempfänger einen Vertrag über 4 Jahre abzuschliessen, mit Option auf zweimalige Verlängerung um jeweils max. 12 Monate.
Weitere Angaben gemäss Ausschreibungsunterlagen.
www.simap.ch
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
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inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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