it-beschaffung: Ausschreibung Bund (Zentrale Bundesverwaltung) (23006) 305 AISnew

Ausschreibung 1321363: (23006) 305 AISnew

Publiziert am: 15. März 2023

Schweizerisches Bundesarchiv BAR

Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) beabsichtigt, seine Metadatenbewirtschaftung zu modernisieren, um den Anforderungen und Bedürfnissen für die Verwaltung von analogen und digitalen Beständen gerecht zu werden. Daher soll bis spätestens 2025 ein neues Archivinformationssystem (AIS) eingeführt werden, welches die aktuelle Applikation ablösen soll. Beschafft werden Werkleistungen, Dienstleistungen und Lizenzen für eine neue AIS-Standardlösung. Die zu beschaffende AIS-Standardlösung wird durch das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) betrieben.

Auftraggeber:	Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
Kategorie:	Ausschreibung
Sprache:	de
Abgabetermin:	abgelaufen
Ort:	An den Standorten des BAR und des BIT in Bern und Zollikofen
Zeit für Fragen:	abgelaufen
Tags:	72000000: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 48000000: Softwarepaket und Informationssysteme
Gruppen:	IT: IT
Untergruppen:	IT-SV: IT Services IT-SW: Software (gemäss Klassifizierung it-beschaffung.ch)
Andere Sprachen:	(23006) 305 AISnew (fr)

Zeitplan

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:

Datum	Ereignis	Kommentar
15. März 2023	Publikationsdatum
15. März 2023	Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab	Die Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend. Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung. Bezugsquelle der vertraulichen Beilagen: Die Beilagen der Ausschreibungsunterlagen enthalten vertrauliche Unterlagen (siehe Ziffer 9.2 Pflichtenheft). Um Zugang zu diesen Unterlagen zu erhalten, muss der Anbieter die eingescannte Kopie der eigenhändig unterzeichneten Geheimhaltungsverpflichtung (Anhang 5) an folgende Adresse zustellen: beschaffung.wto@bbl.admin.ch. Der Anbieter erhält Zugang zu den vertraulichen Unterlagen nach Eingang und Kontrolle der rechtsgültig unterzeichneten Geheimhaltungsverpflichtung. Es liegt in der Verantwortung des Anbieters, diese Unterlagen rechtzeitig anzufordern (vgl. auch Fristen für die Eingabe des Angebotes).
31. März 2023	Frist für Fragen	Aufgrund der Komplexität bzw. des Umfangs der Ausschreibungsunterlagen werden zwei Fragen-/Antwortrunden durchgeführt: Erste Fragerunde: 31.03.2023 Zweite Fragerunde: 24.04.2023 Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese anonymisiert ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. Achtung: Fragen bezüglich der vertraulichen Beilagen (siehe Ziffer 9.2) sind bis zum 31.03.2023 bzw. 24.04.2023 ausschliesslich per E-Mail an beschaffung.wto@bbl.admin.ch zu richten. Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die nicht-vertraulichen Antworten werden anonymisiert auf www.simap.ch publiziert. Alle Anbieter werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind. Die Antworten zu den vertraulichen Beilagen werden allen Anbietern, welche die Geheimhaltungsverpflichtung (Anhang 5) rechtsgültig unterzeichnet und eingereicht haben, anonymisiert per E-Mail zugestellt.
15. Mai 2023	Abgabetermin 23:59	Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4. a) Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen. b) Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter. c) Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland: Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.
19. Mai 2023	Offertöffnung	Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4. a) Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen. b) Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter. c) Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland: Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.
1. Oktober 2023	Geplanter Projektstart
31. Dezember 2035	Geplantes Projektende

Zuschlagskriterien

Gewichtung	Kriterium
25%	ZK 1 Preis
10%	ZK 2 Auftragsanalyse
24%	ZK 3 Vorgehen und Lösungsvorschläge
26%	ZK 4 Technische Fähigkeiten
15%	ZK 5 Angebotspräsentation

Zulassungsbedingungen

Bietergemeinschaften:

Nicht zugelassen.

Eignungskriterien:

Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.

Geforderte Nachweise:

Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.

EK01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbietern aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.

EK02 Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in Projekten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfangs und Komplexität vergleichbar sind. Er weist diese Erfahrung anhand von 1 Referenzprojekt nach, das nicht länger als vor 5 Jahren durchgeführt wurde.
Nachweis
Für das Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang 4.1) einzureichen.
Für das Referenzprojekt gelten folgende Anforderungen:
• Thematisch ähnlicher Bereich (vgl. Anhang 6 und Beilage B02)
• Das Projekt wurde bei einer Organisation im Archivumfeld (z.B. ein öffentliches Archiv, Firmenarchiv oder vergleichbare Organisation) durchgeführt.
• Das Projekt umfasste eine Datenmigration aus einem Vorgänger-System.

EK03 Ansprechpartner
Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (single point of contact, SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Kontaktangaben, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter des SPOC.

EK04 CVs und Sprachkenntnisse
Nebst den im Pflichtenheft verlangten CVs für die beiden Schlüsselpersonen, ihre Stellvertreter und die Teammitglieder, weist der Anbieter nach, dass er zwei Schlüsselpersonen (Pflichtenheft, Kapitel 3.4.4) einsetzt, die in deutscher oder französischer oder englischer Sprache (mündlich und schriftlich) kommunizieren und die Projektergebnisse und Dokumentationen in deutscher oder französischer oder englischer Sprache erstellen und abliefern können.
Nachweise
CVs nach Kapitel 3.4.4 des Pflichtenhefts (max. 2 A4 Seiten pro Person).
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation (z.B. Sprachdiplome, Sprachaufenthalte) der Sprachkenntnisse der beiden Schlüsselpersonen.
Nachweise sind im Anhang 7 unter Kapitel 1 einzufügen.

EK05 Personensicherheitsprüfung
Der Anbieter ist bereit, auf erstes Verlangen des Auftraggebers die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und nach Abschluss des Beschaffungsvertrages einer Personensicherheitsprüfung gemäss der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4) zu unterziehen. Nähere Informationen sind unter https://www.vbs.admin.ch/de/sicherheit/integrale-sicherheit/personensicherheitspruefung.html zu finden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK06 Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK07 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- die Beschaffung und Pflege von Standardsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Werkverträge im Informatikbereich und die Pflege von Individualsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
Für das vorliegende Geschäft gelten die hier aufgelisteten AGB mit den Änderungen (Ergänzungen/Anpassungen/Derogationen) gemäss Beilage B14 des Pflichtenhefts.
Anbieter, die darüber hinaus Änderungen (Ergänzungen/Anpassungen) anbringen, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK08 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Beilage B01 vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK09 Einhaltung Informationssicherheit, Informatiksicherheit und Datenschutz
Der Anbieter garantiert die Einhaltung sämtlicher Bestimmungen der Informationssicherheit, der Informatiksicherheit und des Datenschutzes des Bundes im Rahmen der gesamten Leistungserbringung, ungeachtet, ob sie vor Ort oder anderswo stattfindet. Der Anbieter bestätigt, dass sein Produkt die technischen Vorgaben und Standards der Bundesverwaltung bezüglich Sicherheit erfüllen wird und dass er während der Realisierungsphase das Sicherheitskonzept (ISDS-Konzept) gemeinsam mit dem Auftraggeber erstellt und sein Produkt dementsprechend konfiguriert. Dabei gelten insbesondere die folgenden Vorgaben (nicht abschliessend):
- Bundesgesetz vom 19. Juni 1992 über den Datenschutz [DSG];
- Verordnung vom 14. Juni 1993 zum DSG [VDSG];
- Verordnung vom 25. November 2020 über die digitale Transformation und die Informatik [VDTI];
- Verordnung vom 27. Mai 2020 über den Schutz vor Cyberrisiken in der Bundesverwaltung [CyRV];
- Verordnung vom 4. Juli 2007 (Stand am 1. Januar 2021) über den Schutz von Informationen des Bundes (ISchV).
- Vorgaben des NCSC vom 1. März 2022 zum Si001 – IT-Grundschutz in der Bundesverwaltung (gemäss Beilage B08);
- Weisung Informationssicherheit BAR (gemäss Beilage B09).
Der Anbieter garantiert zudem im Rahmen der gesamten Leistungserbringung diese Verpflichtungen auf ihre Mitarbeitenden, Subunternehmer und beigezogene Dritte zu überbinden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK10 Supportorganisation
Der Anbieter bestätigt vorbehaltslos, dass er spätestens zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme über eine entsprechende Organisation verfügt, damit er die Supportleistungen und entsprechende Leistungen und Ergebnisse wie im Kapitel 3.4.2 des Pflichtenheftes dargestellt, vollständig erfüllen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK11 Offenlegung von Informationen
Der Anbieter erklärt sich bereit, sämtliche für die Anwendungssicherheit und den Betrieb relevanten Informationen, Konzepte und Funktionen in Bezug auf Speicherung und Verwaltung der Daten, Authentisierung, Autorisierung sowie Verschlüsselung und Auswirkungen auf den Betrieb/Betriebsrisiken dem Auftraggeber zur Einsicht und zur Prüfung offenzulegen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK12 Arbeitsort
Der Anbieter ist bereit, soweit dies aus betrieblichen, kundenspezifischen und/oder Sicherheitsgründen notwendig ist, einzelne Leistungen gemäss Pflichtenheft an den Standorten der Bundesverwaltung im Raum Bern zu erbringen. Innerhalb der Bundesverwaltung erfolgt die Leistungserbringung in der Regel im Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT sowie beim Schweizerischen Bundesarchiv BAR.
Der Anbieter akzeptiert, dass für die Dauer des geplanten Einsatzes grundsätzlich keine Spesen ausbezahlt werden. Die Spesen sind in den Preisen inbegriffen.
Der Anbieter verfügt über die nötigen Aufenthaltsbewilligungen für die angebotenen und zum Einsatz gelangenden Personen, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK13 Personalverleih
Die zum Einsatz kommenden Mitarbeitenden sind entweder bei der Anbieterin angestellt oder arbeiten als Subunternehmer in ihrem Namen. Personalverleihfirmen dürfen nicht als Anbieterinnen auftreten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK14 Akzeptanz des Orts der Verwaltung der Dokumente
Der Anbieter ist bereit, für die Verwaltung der Projekt- und Betriebsdokumente einzig die Geschäftsverwaltungssoftware des Auftraggebers zu verwenden (Acta Nova resp. SharePoint). Der Anbieter kann für eine allfällige Einarbeitung in diese Systeme keine Aufwände geltend machen; er hat diese in sein Angebot einzukalkulieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung

Zusätzliche Informationen

Geschäftsbedingungen:

Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für:
- die Beschaffung und Pflege von Standardsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Werkverträge im Informatikbereich und die Pflege von Individualsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html

Grundsätzliche Anforderungen:

Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.

Sonstige Angaben:

Kreditvorbehalt: Vorbehalten bleiben die jährlichen Kreditanträge und -beschlüsse der zuständigen Organe des Bundes zu Voranschlag und Finanzplan.

Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie die Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Offizielles Publikationsorgan:

www.simap.ch

Rechtsmittelbelehrung:

Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.

Kontakt

Schweizerisches Bundesarchiv BAR
Fellerstrasse 21
3003 Bern
E-Mail-Adresse:

beschaffung.wto@bbl.admin.ch

Link und Bestellung Unterlagen auf simap : 1321363 (23006) 305 AISnew

Ein Angebot der Firma Noematica, der Spezialistin für IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs

✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
✘ Tool-unterstützt von A bis Z, IT-Beschaffung via Einladungsverfahren, öffentliche Ausschreibung oder Präqualifikationsverfahren
✘ einzigartiger Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung
✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente (Immobilien und Vermögensverwaltungen)
✘ Begleitung bei der Einführung inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg

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