Für den Ersatz der Hardware kommen ausschliesslich Produkte die bisher verwendeten Produkte in Frage, damit die Kompatibilität und Überwachung des Richtfunksystems sichergestellt ist. Ein Wechsel des Herstellers würde zu erheblichen Problemen für den Betrieb und Unterhalt des Funksystems führen. Weiter könnte bei einem Produktewechsel die korrekte Übermittlung nicht mehr gewährleistet werden, was den Betrieb des POLYCOM Sicherheitsfunknetzes verunmöglichen würde. Als Betreiber des Richtfunknetzes ist der berücksichtigte Anbieter verantwortlich für den Lizenzpool der bisher verwendeten Hardware. Die entsprechenden Lizenzen müssen deshalb zwingend über den Wartungspartner bezogen werden. Die Kantonspolizei Bern muss das Sicherheitsfunknetz mit einer sehr hohen Verfügbarkeit betreiben. Würde die Hardware nicht beim berücksichtigten Anbieter und Wartungsvertragspartner beschafft, müssten bei auftretenden Störungen die erforderlichen Arbeiten unter mehreren Anbietern koordiniert werden. Dies würde die Störungsbehebung und das Ersatzteilmanagement insbesondere während der Garantiedauer erheblich erschweren, was wiederum entsprechende Mehrkosten zur Folge hätte.

Gemäss Art. 21 Abs. 2 IVöB kann ein Auftrag unter bestimmten Voraussetzungen unabhängig vom Schwellenwert ohne Ausschreibung freihändig vergeben werden. Aufgrund der technischen sowie künstlerischen Besonderheiten des Auftrags kommt nur ein Anbieter in Frage. Die Beschaffung des Ersatzmaterials sowie der entsprechenden Lizenzen stellt eine Erweiterung bereits erbrachter Leistungen dar. Ein Wechsel des Anbieters würde erhebliche Schwierigkeiten bereiten und substanzielle Mehrkosten mit sich bringen. Somit gelangen die Ausnahmegründe gemäss Art. 21 Abs. 2 Bst. c und e IVöB zur Anwendung.