Ausschreibung 1279491: (22155) 305 Aktenaufbereitung für Ablieferungen ans Bundesarchiv
Publiziert am: 5. August 2022
Alle Departemente und Bundeskanzlei
Der Bundesrat hat mit Beschluss vom 12. Mai 2021 die Departemente und die Bundeskanzlei (BK) beauftragt, ihre archivwürdig bewerteten analogen Unterlagen ins Bundesarchiv (BAR) zur Archivierung zu übergeben (Abschluss Papierablieferungen).
Ziel dieser Ausschreibung ist, die für den Abschluss der Papierablieferungen erforderlichen externen Dienstleistungen zu beschaffen. Die ausgeschriebenen Leistungen dienen der Strukturierung, Bewertung und Aufbereitung von noch vorhandenen physischen Unterlagen des Bundes zur Ablieferung ans BAR. Das BAR sucht Dienstleister mit ausgewiesener archivfachlicher Erfahrung, die in der Lage sind, Aufträge selbständig auszuführen.
Das BAR beabsichtigt, den Zuschlag 7 Anbietern zu erteilen und mit den Zuschlagsempfängern je einen Rahmenvertrag abzuschliessen.
Auftraggeber: | Bund (Zentrale Bundesverwaltung) |
Kategorie: | Ausschreibung |
Sprache: | de |
Abgabetermin: | abgelaufen |
Ort: |
Schweiz, am jeweiligen Standort der Verwaltungseinheit gemäss Einzelvertrag. |
Zeit für Fragen: | abgelaufen |
Tags: |
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Andere Sprachen: |
Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
Datum | Ereignis | Kommentar |
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5. August 2022 | Publikationsdatum | |
5. August 2022 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Die Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend. |
26. August 2022 | Frist für Fragen | Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. |
14. September 2022 | Abgabetermin 23:59 | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 9.1.4. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung |
20. September 2022 | Offertöffnung | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 9.1.4. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung |
1. Januar 2023 | Geplanter Projektstart | |
31. Dezember 2028 | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
Gewichtung | Kriterium |
---|---|
30% | ZK01 Preis: Gewichteter mittlerer Stundensatz |
25% | ZK02 Aufgabenverständnis, Risikobeurteilung und Auftragsabwicklung |
10% | ZK03 Projektleiter und Projektleiter Stv. |
10% | ZK04 FachspezialistInnen Informationsmanagement /Archivwesen |
10% | ZK05 Erfahrung aus Aufbereitung und Ablieferung an öffentliche Archive |
10% | ZK06 Erfahrung im Umgang mit diversen Informationsträgern |
5% | ZK07 Kapazität planen und sicherstellen |
Zulassungsbedingungen
Nicht zugelassen.
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.
EK01
Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbietern aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
EK02
Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung aus Mandaten in Zusammenarbeit mit Archiven, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Varianz und Umfang der zu erledigenden Arbeiten vergleichbar sind. Er weist diese Erfahrung anhand von 3 Referenzen in den letzten 5 Jahren nach.
Die Referenzen müssen folgende Anforderungen erfüllen:
1. Es handelt sich um Mandate, in denen die Bearbeitung von Archivgut zur Ablieferung an öffentlich zugängliche Archive vorbereitet wurden.
2. Insgesamt hat der Anbieter in den drei Mandaten Arbeiten in den Prozessschritten Erheben und Zusammenstellen, Strukturieren und Bewerten, Aufbereiten und Verzeichnen (s. Abbildung 1 und Kapitel 3.2.1. des Pflichtenhefts) ausgeführt.
3. Der Anbieter kann pro Mandat mindestens 100 Aufwandstunden oder mindestens 25 Laufmeter abgelieferte Unterlagen nachweisen.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang Nr. 4) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).
EK03
Personelle Ressourcen
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können. Er ist insbesondere in der Lage, ein Team mit den in Ziffer 3.2.3 des Pflichtenhefts aufgeführten Personen, Rollen und Erfahrungen über die ganze Dauer des Vertragsverhältnisses bereitzustellen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der für den Auftrag verfügbaren personellen Ressourcen und Erfahrungen.
EK04
Ansprechpartner
Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (single point of contact, SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen im Rahmen der Auftragserfüllung zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Koordinaten, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter des SPOC.
EK05
Sprachkenntnisse der Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, nur Mitarbeitende einzusetzen, die in deutscher und französischer Sprache (mündlich und schriftlich) kommunizieren und die Ergebnisse und Dokumentationen in deutscher und französischer Sprache erstellen und abliefern können.
Es werden mindestens folgende Sprachniveaus nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen -GER- verlangt:
C1 in Deutsch oder Französisch und B1 in der jeweiligen anderen Sprache für die Rollen:
SPOC und Stellvertretung
Projektleitung und Stellvertretung
FachspezialistIn Informationsmanagement/Archivwesen
B1 in Deutsch oder Französisch für die Rollen:
SachbearbeiterIn Aufbereitung.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK06
Personensicherheitsprüfung
Der Anbieter ist bereit, auf erstes Verlangen des Auftraggebers die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und als Bedingung für das Inkrafttreten eines allfälligen Einzelvertrags einer Personensicherheitsprüfung der erforderlichen Stufe (mindestens Grundsicherheitsprüfung gemäss der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4)) zu unterziehen. Nähere Informationen sind unter https://www.vbs.admin.ch/de/sicherheit/integrale-sicherheit/personensicherheitspruefung.html zu finden (vgl. Art. 10 ISchV und Art. 9 ff. PSPV).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK07
Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK08
Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK09
Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 5 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK10
Schulung der Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, nur Mitarbeitende einzusetzen, die nachweislich gemäss den Bestimmungen von Ziffer 3.2.2 des Pflichtenheftes geschult sind.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK11
Geheimhaltungsverpflichtung
Der Anbieter ist bereit dafür zu sorgen, dass alle von ihm im Rahmen dieser Ausschreibung eingesetzten Mitarbeitenden, er selbst und Dritte auf Verlangen vor Aufnahme einer Tätigkeit Geheimhaltungserklärungen nach Vorgabe des BAR oder der jeweiligen Verwaltungseinheit unterzeichnen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK12
Akzeptanz der Rahmenbedingungen
Der Anbieter akzeptiert die Rahmenbedingungen der Auftragsabwicklung gemäss Kapitel 3.2.2 des Pflichtenhefts.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK13
Führung der Mitarbeitenden
Der Anbieter verfügt über direkte Vorgesetzte, welche die von ihm eingesetzten Mitarbeitenden führen und fachlich beraten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
Zusätzliche Informationen
Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021).
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html
Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.
Kreditvorbehalt: Vorbehalten bleiben die jährlichen Kreditanträge und -beschlüsse der zuständigen Organe des Bundes zu Voranschlag und Finanzplan.
Der Auftraggeber wird zugeschlagene Leistungen zugunsten von Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen lassen und behält sich vor, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
Gestützt auf den Bundesratsbeschluss vom 12. Mai 2021 betreffend Ressourcen für Digitale Transformation Bundesarchiv können die ausgeschriebenen Leistungen für die sieben Departemente und die Bundeskanzlei mit rund 100 anbietepflichtigen Bedarfsstellen erbracht werden.
www.simap.ch
Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung. Gestützt auf Art. 52 Abs. 2 BöB kann mit der Beschwerde einzig die Feststellung, dass die vorliegende Verfügung Bundesrecht verletzt, nicht jedoch deren Aufhebung beantragt werden. Ausländische Anbieterinnen sind zur Beschwerde nur zugelassen, soweit der Staat, in dem sie ihren Sitz haben, Gegenrecht gewährt.
Archivstrasse 24
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✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
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✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente
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✘ Begleitung bei der Einführung
inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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