Ausschreibung 1233595: 1046 Archivierungslösung für Grund und Rechte BLS
Publiziert am: 27. Januar 2022
BLS AG
Der BLS Fachbereich «Grund und Rechte» der BLS Netz AG verfügt über ein grosses physisches Archiv (> 15'000 Dossiers; Stand 2019), das jährlich um rund 500 Dossiers anwächst. Das Archiv bildet eine wichtige Grundlage für die Tätigkeiten des Fachbereichs und weiterer Projektbeteiligten der BLS. Nebst Verträgen und Grundbuchakten befinden sich im Archiv weitere wichtige, original unterzeichnete sowie historisch bedeutsame Unterlagen. Diese sind aus rechtlichen und unternehmensgeschichtlichen Gründen in physischer Form zu erhalten. Die bereits in digitaler Form vorliegenden Dossiers sind in das Onlinetool des Anbieters zu überführen.
Die BLS Netz AG hat entschieden, das physische Archiv auszulagern und gleichzeitig vollständig zu digitalisieren. Gleichzeitig wird die physische und digitale Archivierung von zukünftigen Dossiers inkl. deren Bewirtschaftung ausgelagert.
| Auftraggeber: |
Dezentrale Bundesverwaltung / öffentlich rechtliche Organisationen
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Der Erfüllungsort ist in Burgdorf sowie am Sitz der Leistungserbringerin bzw. Ort der Archivräumlichkeiten des Anbieters. |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 27. Januar 2022 | Publikationsdatum | |
| None | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | None |
| 16. Februar 2022 | Frist für Fragen | Fragen werden ausschliesslich über das elektronische Forum von SIMAP beantwortet (Einreichungsfrist gemäss Publikation). |
| 15. März 2022 | Abgabetermin 10:00 | Aus verfahrensrechtlichen Gründen können nur vollständig und fristgerecht eingegangene Angebote berücksichtigt werden. Für die Zusendung mittels Post oder Kurier (muss mittels Trackingfunktion rückverfolgbar sein) ist der Anbieter für das rechtzeitige Eintreffen verantwortlich; Poststempel sind nicht massgebend. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden ohne weitere Beurteilung vom Wettbewerb ausgeschlossen und ungeöffnet retourniert. |
| 16. März 2022 | Offertöffnung | Aus verfahrensrechtlichen Gründen können nur vollständig und fristgerecht eingegangene Angebote berücksichtigt werden. Für die Zusendung mittels Post oder Kurier (muss mittels Trackingfunktion rückverfolgbar sein) ist der Anbieter für das rechtzeitige Eintreffen verantwortlich; Poststempel sind nicht massgebend. Nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden ohne weitere Beurteilung vom Wettbewerb ausgeschlossen und ungeöffnet retourniert. |
| None | Geplanter Projektstart | |
| None | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 30% | ZK1: Angebotspreis |
| 25% | ZK2: Vorgehenskonzept initiale Digitalisierung |
| 10% | ZK3: Referenzen Betrieb Software as a Service |
| 10% | ZK4: Referenzen Archivdienstleistungen |
| 10% | ZK5: Bessererfüllung / Mehrerfüllung technische Anforderungen |
| 10% | ZK6: Präsentation |
| 5% | ZK7: Akzeptanz Vertrag |
Zulassungsbedingungen
zugelassen, Details gem. Dokument 1.1 Ausschreibungsbedingungen
EK 1.1 Handels- und Betreibungsregisterauszug
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
EK 1.2 Hinreichende Betriebshaftpflichtversicherung
Der Anbieter verfügt über eine Haftpflicht-Versicherung (bzw. bestätigt diese im Zuschlags-fall abzuschliessen) in der Höhe von CHF 10.0 Mio. je Schadenfall und Jahr für Personen-, Sach- und daraus entstehenden Vermögensschäden.
EK 1.3 Mehrwertsteuer (MwSt.)
Der Auftragnehmer ist in der Schweiz bezüglich Mehrwertsteuerabgaben registriert.
EK 2.1 Unternehmerangaben & Selbstdeklaration
Das Dokument Unternehmerangaben & Selbstdeklaration ist vollständig und wahrheitsgetreu auszufüllen.
EK 2.2 Rechnungsstellung
Der Anbieter erklärt sich bereit, alle Rechnungen in Zusammenhang mit vorliegender Ausschreibung elektronisch per pdf einzureichen. Die hierfür notwendigen Angaben sind im Dokument 3.5 Vorgabe_Rechnungsstellung Lieferanten aufgeführt.
EK 2.3 Personelle Ressourcen
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können.
EK 2.4 Ansprechperson
Der Anbieter stellt der BLS (je) einen Single Point of Contact zur Verfügung, welcher der BLS im Zusammenhang mit dem Projekt zur Verfügung steht.
EK 3.1 Erfahrung Anbieter Betrieb Archivsoftware als Software as a Service (SaaS)
Der Anbieter verfügt über Erfahrung im Betrieb einer Archivsoftware in einem Software as a Service-Modell (SaaS). Er weist diese Erfahrung im Rahmen von 2 Referenzprojekten nach, welche eine vergleichbare Komplexität, Aufgabenstellung sowie Auftragsvolumen umfassen. Mit den Referenzprojekten sind folgende Nachweise zu erbringen:
- Betreiben einer Archivsoftware im Software as a Service Modell
- Betrieb der Software während mindestens 2 Jahren nach erfolgreicher Implementation beim Kunden
- Vergleichbarer Umfang des Archivs (> 10'000 bewirtschaftete Dossiers)
- Übernehmen Support und Wartung
Die Referenzaufträge müssen erfolgreich abgeschlossen worden sein. Der Abschluss der Aufträge darf nicht mehr als 5 Jahre zurückliegen (Abgeschlossen nach 30.09.2016).
Hinweis: Referenzen, welche in EK3.2 verwendet wurden, dürfen in EK3.3 ebenfalls verwendet werden. Die Erfüllung, der in den Kriterien gestellten Anforderungen muss für klar ersichtlich sein (Angabe des entsprechenden EK).
EK 3.2 Erfahrung Anbieter Archivierungsdienstleistungen
Der Anbieter verfügt über Erfahrung im Erbringen von Archivierungsdienstleistungen. Er weist diese Erfahrung im Rahmen von 2 Referenzprojekten nach, welche eine vergleichbare Komplexität, Aufgabenstellung sowie Auftragsvolumen umfassen. Mit den Referenzprojekten sind folgende Nachweise zu erbringen:
- Aufbau Kundenarchiv inkl. Erarbeitung Bewirtschaftungskonzept (digital und physisch)
- Laufende Digitalisierung und Archivierung von Dossiers
- Archivbewirtschaftung digitales und physisches inkl. Dokumentensuch und -auslieferungen sowie Dokumentenvernichtung
Die Referenzaufträge müssen erfolgreich abgeschlossen worden sein. Der Abschluss der Aufträge darf nicht mehr als 5 Jahre zurückliegen (Abgeschlossen nach 30.09.2016).
Hinweis: Referenzen, welche in EK3.2 verwendet wurden, dürfen in EK3.3 ebenfalls verwendet werden. Die Erfüllung, der in den Kriterien gestellten Anforderungen muss für klar ersichtlich sein (Angabe des entsprechenden EK).
Die zwingenden Projektvorgaben (ZPV) sind im Dokument 1.3 Anforderungskatalog ersichtlich.
siehe Unterlagen
Zusätzliche Informationen
Die BLS akzeptiert keine AGB der Anbieter. Es gelten die in den Ausschreibungsunterlagen aufgeführten Vertragsbedingungen der BLS AG.
Es findet eine Begehung des physischen Archivs in Burgdorf statt.
Die Teilnahme an der Begehung ist für mindestens eine am Angebot beteiligte Firma obligatorisch.
Für weitere Informationen zur Begehung und für die Anmeldung ist das Dokument «4.2 Formular Anmeldung Archivbegehung» massgebend.
Die vor Ort erläuterten Rahmenbedingungen und Auflagen sind bei der Erarbeitung des Angebotes zu berücksichtigen.
Die Auftraggeberin vergibt diesen Auftrag nur an Anbieter, welche die in den Ausschreibungsunterlagen und der Gesetzgebung festgelegten Teilnahmebedingungen einhalten. Dies betrifft insbesondere die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen, der Arbeitsbedingungen, der Lohngleichheit, des Umweltrechts und das wettbewerbskonforme und korruptionsfreie Verhalten.
Vorbehalten bleiben in jedem Falle die Kreditgenehmigung und die Zustimmung sämtlicher zuständiger Organe. Gemäss Art. 43 BöB ist die BLS berechtigt, das Verfahren abzubrechen oder zu wiederholen. Die Anbieter können aus dem Umstand, dass das Verfahren abgebrochen wird, keine auf welchen Rechtsmitteln auch immer beruhenden Ansprüche, insbesondere auch nicht auf Schadenersatzgegen die BLS ableiten.
www.simap.ch
Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.
Genfergasse 11
3001 Bern
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✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
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inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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