Ausschreibung 1230867: Robotic Process Automation (RPA), Projekt 5058
Publiziert am: 30. November 2021
FINMA Beschaffungs-und Vertragsmanagement
Mit der vorliegenden Ausschreibung sucht die Auftraggeberin eine Anbieterin, welche die Auftraggeberin im Bereich robotergesteuerter Prozessautomatisierung / Robotic Process Automation (RPA) in den nächsten Jahren partnerschaftlich unterstützt. Die Anbieterin führt RPA behördenweit über alle Geschäftsbereiche und digitalen Prozesse hinweg ein und unter-stützt die internen Fachspezialisten im Aufbau eines internen Kompetenzzentrums für RPA. Die Anbieterin stellt dabei die Basisleistungen (Betrieb), die Wartung, den Support und die Weiterentwicklung sowie allfällige Innovationsleistungen von RPA als externe Leistungserbringerin sicher und übernimmt alle notwendigen Umsetzungs- und Unterstützungsaufgaben für technische und fachliche Anforderungen. Dabei arbeitet sie mit den Fachspezialisten und der Infrastruktur-Providerin der Auftraggeberin zusammen.
| Auftraggeber: |
Dezentrale Bundesverwaltung / öffentlich rechtliche Organisationen
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Bern und Zürich |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 30. November 2021 | Publikationsdatum | |
| 30. November 2021 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Die Ausschreibungsunterlagen sind in den Sprachen Deutsch und Französisch erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend. Die Dokumentationen zum PoC können aus Gründen der Vertraulichkeit nicht von www.simap.ch heruntergeladen werden. Für die Zustellung dieser Unterlagen schicken Sie das voll-ständig ausgefüllte und unterzeichnete Formular "F8 VE Dokumentation" (inkl. Angabe der E-Mailadresse) im Original postalisch an folgende Adresse: |
| 27. Januar 2022 | Ende Bestellung Ausschreibungsunterlagen | |
| 10. Januar 2022 | Frist für Fragen | Allfällige Fragen im Zusammenhang mit der Einreichung des Angebotes sind ausschliesslich im SIMAP-Forum in Deutsch, Französisch oder Italienisch zu stellen und werden dort beantwortet. Die Beantwortung erfolgt in der Sprache, in welcher die Frage gestellt wurde. |
| 27. Januar 2022 | Abgabetermin 23:59 | Das vollständige Angebot muss zur Fristwahrung am Tag des Fristablaufs am genannten Ort in Papierform sowie in elektronischer Form (CD/DVD, USB-Stick etc.) eingereicht werden (eine Einreichung des Angebots per Fax oder E-Mail ist NICHT fristwahrend). Für das Einreichen des Angebots gelten folgende Formvorschriften: Die Anbieterin hat den Beweis für die fristgerechte Einreichung des Angebots zu erbringen. Das Angebot ist verschlossen und mit dem Vermerk "RPA" einzureichen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an die Anbieterin zurückgesandt. |
| 31. Januar 2022 | Offertöffnung | Das vollständige Angebot muss zur Fristwahrung am Tag des Fristablaufs am genannten Ort in Papierform sowie in elektronischer Form (CD/DVD, USB-Stick etc.) eingereicht werden (eine Einreichung des Angebots per Fax oder E-Mail ist NICHT fristwahrend). Für das Einreichen des Angebots gelten folgende Formvorschriften: Die Anbieterin hat den Beweis für die fristgerechte Einreichung des Angebots zu erbringen. Das Angebot ist verschlossen und mit dem Vermerk "RPA" einzureichen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an die Anbieterin zurückgesandt. |
| 1. Mai 2022 | Geplanter Projektstart | |
| 31. Dezember 2028 | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 20 % | ZK1 Preis |
| 30 % | ZK2 Funktionalitäten |
| 20 % | ZK3 Referenzen Anbieterin |
| 20 % | ZK4 Referenzen Personal |
| 10 % | ZK5 Assessment |
Zulassungsbedingungen
Nicht zugelassen.
Vgl. Ziff. 3.8.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungskriterien bzw. -nachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes erfüllt und bestätigt bzw. beigelegt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.
EK01: Verfahrensgrundsätze und Teilnahmebedingungen
Die Anbieterin sichert die Einhaltung sämtlicher Verfahrensgrundsätze und die Erfüllung sämtlicher Teilnahmebedingungen durch sie und eine allfällige Subunternehmerin gemäss dem Formular "F6 Selbstdeklaration" zu.
Nachweis: Zusicherung der Einhaltung sämtlicher Verfahrensgrundsätze und Erfüllung sämtlicher Teilnahmebedingungen mit dem vollständigen Ausfüllen und Unterzeichnen des Formulars "F6 Selbstdeklaration" (inkl. Beilage der dort geforderten Nachweise) und der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts sowie mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK02: Finanzielle Situation
Die Anbieterin verfügt über eine gesunde wirtschaftliche und finanzielle Situation, um die ausgeschriebenen Leistungen in der vorliegenden Grössenordnung erfolgreich abwickeln zu können.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen:
a) durch Ausfüllen der Tabelle "Finanzielle Situation", mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts, mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien"; und
b) durch Abgabe der Geschäftsberichte (oder Auszügen davon) der letzten drei Geschäftsjahre (aus denen die oben erwähnten Daten überprüft werden können); und
c) durch Abgabe des letzten Prüfungsberichts der Revisionsstelle.
Die Nachweise sind für die Anbieterin zu leisten. Kumulativ können Angaben aus der konsolidierten Jahresrechnung und den entsprechenden Konzern-/Geschäftsberichten eingereicht werden.
EK03: Fähigkeit zur Übernahme des Gesamtauftrages
Die Anbieterin ist bereit und fähig, die Verantwortung für den ausgeschriebenen Gesamtauftrag zu übernehmen, das heisst, die Anbieterin verfügt über die notwendigen personellen Ressourcen für die Ausführung der im Pflichtenheft beschriebenen Leistungen. Die Anbieterin tritt als einzige Kontaktstelle zur Auftraggeberin auf.
Soweit im Pflichtenheft nicht anders vermerkt, ist eine Subunternehmerin zugelassen. Falls Die Anbieterin eine Subunternehmerin beizieht, ist aufzuzeigen, welche Leistungen durch die Subunternehmerin erbracht werden.
Die Anbieterin bestätigt, dass sie über festangestellte Mitarbeitende in ausreichender Anzahl verfügt, welche die nachfolgenden ICT-Rollen gemäss Beschreibung "Berufe der ICT" während der vorgesehenen Vertragsdauer abdecken können.
Die Anbieterin gewährleistet die folgenden ICT-Rollen:
- Account-Manager/in
- ICT-Service-Manager/in
- Projektleiter/in
- Applikations-Manager/in
- Applikations-Entwickler/in
- ICT-Testmanager/in
- ICT-Supporter/in
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit dem Ausfüllen der Spalte rechts (nur falls eine Subunternehmerin beigezogen wird), mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK04: Grösse und Marktstellung
Die Anbieterin verfügt über eine angemessene Grösse und Marktstellung zur Erbringung der zu beschaffenden Leistungen.
Sie erwirtschaftete im Geschäftsjahr 2020 einen Mindestumsatz von CHF 200'000.00 in der Thematik RPA.
Sie beschäftigte im Geschäftsjahr 2020 im Durchschnitt mindestens 5 Vollzeitbeschäftige (FTE) in der Thematik RPA und hat im Zeitpunkt der Einreichung des Angebots insgesamt mindestens 8 Vollzeitbeschäftigte (FTE).
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit dem Eintragen der verlangten Angaben in der rechten Spalte, mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK05: Kein Interessenkonflikt zur Aufsichtstätigkeit der Auftraggeberin
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin bestätigen, dass sich aus der Teilnahme am vorliegenden Beschaffungsverfahren und einer allfälligen späteren Leistungserbringung kein Interessenkonflikt zur Aufsichtstätigkeit der Auftraggeberin ergibt.
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin bestätigen insbesondere, dass aktuell und während einer allfälligen Leistungserbringung keine Leistungen erbracht werden, welche nicht mit den Zielen der Auftraggeberin vereinbar sind. Als unvereinbare Leistungen gelten z.B. Mandate, die ein rechtliches oder politisches Engagement gegen die Ziele der Auftraggeberin enthalten. Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin verpflichten sich, die Auftraggeberin umgehend zu informieren, falls dies der Fall sein sollte.
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin bestätigen ebenso, dass sie weder wirtschaftlich noch organisatorisch unter der Kontrolle eines beaufsichtigten Instituts der Auftraggeberin stehen und sie die Auftraggeberin umgehend informieren, falls dies der Fall sein sollte.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars. "F1 Eignungskriterien".
EK06: Rahmenbedingungen für die Leistungserbringung
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin erfüllen folgende Bedingungen:
• Projektsprache Deutsch: Die Projekt- und Betriebssprache der Geschäftsbereiche und der ICT-Organisation der Auftraggeberin ist Deutsch. Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin sichert zu, dass die bei der Auftraggeberin eingesetzten Personen fliessend Deutsch sprechen und sich in der deutschen Sprache schriftlich ausdrücken können. Die für die Auftraggeberin relevante Betriebsdokumentation und der Schriftverkehr werden auf Deutsch geführt.
• Projektmanagement Methode: Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin verpflichten sich, die Projektleistungen gemäss der beschriebenen Methode (Beilage "A1 PM-Flyer") abzuwickeln.
• Bereitschaft zur Zusammenarbeit mit Dritten: Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin erklären sich bereit, mit weiteren von der Auftraggeberin beauftragten externen Leistungserbringern zusammenzuarbeiten. Dies gilt auch für externe Leistungserbringer im Geschäftsfeld der Anbieterin bzw. der Subunternehmerin (Konkurrenten).
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK07: Vertragliche Bestimmungen
Die Anbieterin erfüllt folgende Bedingungen:
• Grundsätzliche Akzeptanz des von der Auftraggeberin vorgegebenen Rahmenvertragswerk in deutscher Sprache inkl. der Anhänge sowie der zugehörigen Einzelverträge (vorbehältlich der gelb markierten Stellen).
• AGB des Bundes: Die Anbieterin akzeptiert die im Rahmenvertragswerk vorgesehenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB), siehe: https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK08: Kontrollsystem und Risikomanagement
Die Anbieterin ist sich bewusst, dass sie aufgrund der ihr übertragenen Leistungen Teil des internen Kontrollsystems, des Risikomanagements und des Business Continuity Managements der Auftraggeberin ist und sie diesbezüglich Rechenschaft ablegen muss.
Die Anbieterin sichert der Auftraggeberin das Recht zu, dass betreffend die von ihr und einer allfälligen Subunternehmerin erbrachten Leistungen Audits durchgeführt werden können.
Die Anbieterin sichert der Auftraggeberin das Recht zu, dass auf Kosten der Auftraggeberin regelmässig Sicherheitsüberprüfungen des ICT-Systems bei ihr und bei einer allfälligen Subunternehmerin durchgeführt werden können.
Die Details zum Ablauf und der Durchführung der Audits und der Sicherheitsprüfungen werden im Rahmenvertrag geregelt.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK09: Datenbearbeitung und Datenhaltung Schweiz
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin haben sicherzustellen, dass die Bearbeitung der Daten der Auftraggeberin ausschliesslich in der Schweiz erfolgt. Jeglicher unerlaubte Zugriff vom Ausland von Dritten auf die Daten ist zu verhindern (z.B. gestützt auf den Patriot Act, Cloud-Act). Unter Datenbearbeitung ist jeder Umgang mit Daten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren oder Vernichten von Daten etc. gemeint. Dies betrifft alle Daten der Auftraggeberin welche die Anbieterin oder eine allfällige Subunternehmerin im Rahmen der Leistungserbringung für die Auftraggeberin bearbeitet inkl. Daten aus Zwischenspeicherung oder Randdaten.
Die Speicherung/Haltung der Daten der Auftraggeberin hat zwingend in Rechenzentren in der Schweiz zu erfolgen, lediglich die Entwicklungsumgebung ohne oder nur mit anonymisierten Daten der Auftraggeberin im Ausland wäre mit vorgängiger Zustimmung der Auftraggeberin zulässig.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit dem Eintragen der verlangten Angaben in der rechten Spalte, mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK10: Standards der Auftraggeberin, IT- und Informationssicherheit, Informations- und Datenschutz
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin sichern zu, bei der Leistungserbringung die Vorgaben der Auftraggeberin bezüglich IT- Standards und IT- und Informationssicherheit gemäss Pflichtenheft Ziff. 8.2 und Ziff. 8.3 einzuhalten. Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin sichern zu, bei der Leistungserbringung die Bestimmungen über den Informations- und Datenschutz gemäss Pflichtenheft Ziff. 8.4 einzuhalten.
Verschlüsselte Remote-Zugriffe der Anbieterin und einer allfälligen Subunternehmerin sind nur im Inland (Schweiz) über das Netz eines in der Schweiz ansässigen Internetanbieters zulässig. Es ist sicherzustellen, dass der Netzwerkverkehr die Schweiz nicht verlässt. Sollte im Supportfall der Zugriff des Softwareherstellers nötig sein, wird dieser durch den Infrastrukturprovider der Auftraggeberin per Einzelprüfung gewährt und überwacht.
Für Entwicklungs- und Testarbeiten verpflichten sich die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin, nur mit anonymisierten Daten der Auftraggeberin zu arbeiten. Diese Verpflichtungen gelten unabhängig von technologischen Entwicklungen (z.B. Cloud Computing etc.).
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin sichern zu, dass sie die Auftraggeberin vor der Weitergabe von System Log Files an den Softwarehersteller (z.B. für Wartungszwecke) informieren und die vorgängige Freigabe durch die Auftraggeberin abwarten.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit dem Eintragen der verlangten Angaben in der rechten Spalte, mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK11: Vertraulichkeit
Im Rahmen des Beschaffungsverfahrens können die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin in den Besitz von vertraulichen Informationen der Auftraggeberin gelangen.
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin verpflichten sich, sämtliche nicht öffentlichen Daten und Informationen, in die sie im Rahmen des Beschaffungsverfahrens für die Auftraggeberin Einblick erhalten, vertraulich zu behandeln und niemandem offen zu legen (vorbehältlich den mit der Angebotserstellung betrauten Mitarbeitenden und allfällig weiteren hierfür beigezogenen Hilfspersonen), auch nicht nach Beendigung des Beschaffungsverfahrens.
Die Anbieterin verpflichtet sich, bei allfälligen Mitarbeiterwechseln die unterzeichneten Vertraulichkeitserklärungen gemäss Anhang R6 zum Rahmenvertrag unaufgefordert der Auftraggeberin einzureichen.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit der Einreichung des unterzeichneten Formulars "F7 Vertraulichkeitserklärung", mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK12: SPoC als Ansprechpartner
Die Anbieterin stellt einen SPoC (Single Point of Contact) als Ansprechpartner inkl. Stellvertreter zur Verfügung, welche die Auftraggeberin bei Problemen bei der Leistungserbringung kontaktieren kann.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderung mit dem Ausfüllen der verlangten Angaben in der Spalte rechts, mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts sowie mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
EK13: Ersatz von Mitarbeitenden
Die Anbieterin und eine allfällige Subunternehmerin sind bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe auf Verlangen der Auftraggeberin wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der zur Verfügung gestellten Personen werden durch die Auftraggeberin beurteilt. Wird dabei eine erhebliche Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Beschaffungs- und Vertragsunterlagen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet die Auftraggeberin ob die Anbieterin und/oder eine allfällige Subunternehmerin die betreffenden Personen durch Personal zu ersetzen haben, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Leistungserbringung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von eingesetzten Mitarbeitenden auftreten wie Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den rechtzeitigen Ersatz durch eine mindestens gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten der Anbieterin gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis: Zusicherung der Erfüllung dieser Anforderungen mit der Antwort "Ja" in der Spalte ganz rechts und mit Unterschrift am Schluss des Formulars "F1 Eignungskriterien".
Zusätzliche Informationen
Keine.
Geschäftsabwicklung gemäss den "Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB)". Abrufbar unter www.bbl.admin.ch – Rubrik Dokumentation – AGB.
Keine.
Vgl. Ziff. 3.1.
Keine.
Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen in der Schweiz (www.simap.ch).
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 56, Abs. 1 des Bundesgesetztes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vor-liegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizu-legen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.
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