Ausschreibung 1184807: (b21009) Dienstleistung und Materialmiete Event-Technik
Publiziert am: 8. Juli 2021
Bundesamt für Bauten und Logistik BBL
Das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) mit dem Ressort Anlässe (RANL) ist verantwortlich für die Planung, Organisation und Koordination von Technik für Anlässe und Events. Dabei handelt es sich z.B. um Pressekonferenzen, Videokonferenzen und Live Streaming des Bundesrates, Staatsbesuche, Konferenzen oder vergleichbare Anlässe. Die Events finden in den repräsentativen Liegenschaften des Bundes wie z.B. Bernerhof, Beatrice von Wattenwyl-Haus, Landsitz Lohn auf Platz Bern oder in Veranstaltungsorten innerhalb der Schweiz statt. Der Umfang der jeweiligen Projekte kann, je nach Lokalität und Teilnehmerzahl und der Mehrsprachigkeit, stark variieren.
| Auftraggeber: |
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Ganze Schweiz |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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| Lots : |
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| Andere Sprachen: |
Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 8. Juli 2021 | Publikationsdatum | |
| 8. Juli 2021 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher, französischer und italienischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend. |
| 18. August 2021 | Ende Bestellung Ausschreibungsunterlagen | |
| 22. Juli 2021 | Frist für Fragen | Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. |
| 18. August 2021 | Abgabetermin 23:59 | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4. Der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. |
| 24. August 2021 | Offertöffnung | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4. Der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. |
| 1. Januar 2022 | Geplanter Projektstart | |
| 31. Dezember 2026 | Geplantes Projektende |
Lot-Information
- Aufteilung in Lose
- Angebote sind für alle Lose möglich
- 01.01.2022 – 31.12.2025 für das optionale Beschaffungsvolumen während 4 Jahren, 01.01.2026 – 31.12.2026 für die optionale Vertragsverlängerung während 1 Jahr.
- Projektdauer von 01.01.2022 bis 31.12.2026
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 120 Punkte / 30 % | ZK 1 Preisangebot (exkl. MWST) |
| 160 Punkte / 40 % | ZK 2 Erfahrung in der Durchführung von Events mit Gesamtverantwortung |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 3 Risikoanalyse und Qualitätsmanagement |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 4 Auftragsverständnis des Anbieters |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 5 Nachhaltigkeit |
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 1a "Anforderungskatalog Los 1" und 7a "Preisblatt Los 1" ersichtlich.
- Aufteilung in Lose
- Angebote sind für alle Lose möglich
- 01.01.2022 – 31.12.2025 für das optionale Beschaffungsvolumen während 4 Jahren, 01.01.2026 – 31.12.2026 für die optionale Vertragsverlängerung während 1 Jahr.
- Projektdauer von 01.01.2022 bis 31.12.2026
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 120 Punkte / 30 % | ZK 1 Preisangebot (exkl. MWST) |
| 160 Punkte / 40 % | ZK 2 Erfahrung in der Durchführung von Events mit Gesamtverantwortung |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 3 Risikoanalyse und Qualitätsmanagement |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 4 Auftragsverständnis des Anbieters |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 5 Nachhaltigkeit |
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 1b "Anforderungskatalog Los 2" und 7b "Preisblatt Los 2" ersichtlich.
- Aufteilung in Lose
- Angebote sind für alle Lose möglich
- 01.01.2022 – 31.12.2025 für das optionale Beschaffungsvolumen während 4 Jahren, 01.01.2026 – 31.12.2026 für die optionale Vertragsverlängerung während 1 Jahr.
- Projektdauer von 01.01.2022 bis 31.12.2026
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 120 Punkte / 30 % | ZK 1 Preisangebot (exkl. MWST) |
| 160 Punkte / 40 % | ZK 2 Erfahrung in der Durchführung von Events mit Gesamtverantwortung |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 3 Risikoanalyse und Qualitätsmanagement |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 4 Auftragsverständnis des Anbieters |
| 40 Punkte / 10 % | ZK 5 Nachhaltigkeit |
Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 1c "Anforderungskatalog Los 3" und 7c "Preisblatt Los 3" ersichtlich.
Zulassungsbedingungen
Nicht zugelassen.
Alle wirtschaftlich und technisch leistungsfähigen Unternehmen, die die nachfolgenden Teilnahmebedingungen und Eignungskriterien erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.
EK 1: Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbietern aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
EK 2: Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in Projekten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Er weist diese Erfahrung anhand von 3 Referenzen in den letzten 4 Jahren nach. Eine der Referenzen muss ein Volumen von mind. CHF 60'000.- aufweisen. Eine der Referenzen muss die Durchführung einer Videokonferenz sein.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Pro Referenz sind folgende vier Aspekte nachvollziehbar und vollständig beschrieben:
Selbstständige Planung und Realisation von vergleichbaren Events mit Gesamtverantwortung. Als vergleichbar gelten:
- Medienveranstaltungen
- Konferenzen
- Videokonferenzen
- Podiumsdiskussionen
Der Anbieter hat ähnliche Leistungen als Event-Technik Spezialist erbracht. Als ähnliche Leistungen gelten:
- Beratung Kunde
- Planung Anlass und Ressourcen
- Leiten des Eventteams
- Abschluss inkl. Projektschlussrechnung erstellen
Der Anbieter hat im Rahmen der Planung und Realisation von Events Erfahrung in der Führung von Profilen in folgen-den 7 Rollen:
- Projektleitung
- Audiotechnik
- Videotechnik
- Lichttechnik
- Rigging
- Kameraführung
- Transport
Mit der Referenz ist nachvollziehbar aufzuzeigen, welche Relevanz dieselbe für den vorliegenden Ausschreibungsgegenstand besitzt und welche Faktoren zum Erfolg im Referenzprojekt geführt haben.
EK 3: Personelle Ressourcen
Der Anbieter und etwaige Subunternehmer verfügen über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag, wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der für den Auftrag eingesetzten personellen Ressourcen.
EK 4: Ansprechpartner
Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (single point of contact, SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Koordinaten, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter des SPOC.
EK 5: Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen
Der Anbieter ist bereit, Schlüsselpersonen einzusetzen, die in deutscher (mindestens B2) sowie französischer und/oder italienischer Sprache (mündlich und schriftlich auf Niveau A2 GER) kommunizieren und die Projektergebnisse und Dokumentationen in deutscher Sprache erstellen und abliefern können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen.
EK 6: Personensicherheitsprüfung
Der Anbieter ist bereit, auf erstes Verlangen des Auftraggebers die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und nach Abschluss des Beschaffungsvertrages einer Personensicherheitsprüfung gemäss der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4) zu unterziehen. Nähere Informationen sind unter www.aios.ch zu finden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 7: Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügen.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 8: Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 9: Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 3a, 3b und/oder 3c des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 10: Akzeptanz Spesenreglement
Der Anbieter ist bereit, das Spesenreglement EDA in Anhang 4 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 11: Materialmiete
Der Anbieter bestätigt, dass er auf aktuelles Eventmaterial gemäss Ziff. 3.2.2 im Pflichtenheft und Preisblatt in Anhang 7a, 7b und/oder 7c, zurückgreifen kann oder dieses Eventmaterial bei Drittanbietern zu marktüblichen Konditionen anmietet (allfällige Mietkosten sind ebenfalls einzuberechnen).
Wo in der Materialliste keine spezifischen Produktangaben gemacht wurden, bestätigt der Anbieter, dass er Marke und Spezifikationen seiner angebotenen Produkte im Preisblatt in Anhang 7a, 7b und/oder 7c angibt.
Der Anbieter bestätigt, dass Material das nicht auf der Preisliste aufgeführt ist, zu marktüblichen Preise offeriert wird.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 12: Diskretion und Vertraulichkeit
Der Anbieter verpflichtet sich zur Diskretion und Wahrung des Berufsgeheimnisses. Ebenso bestätigt der Anbieter, dass sämtliche im Mandat erhaltenen Informationen vertraulich behandelt werden und keine Weitergabe von Informationen an Dritte erfolgt.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 13: Copyright
Der Anbieter bestätigt, dass das uneingeschränkte Nutzungsrecht (zeitlich, räumlich und geografisch) aller im Rahmen des Auftrags entstandenen Auftragsergebnisse und Produkte (z.B. Pläne, Bilder, Filme) vollumfänglich ans RANL geht, das Copyright liegt beim RANL.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 14: Neutralität
Der Anbieter bestätigt, dass er die Aufträge ideologisch und konfessionell neutral ausführen wird.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 15: Ergebnisverantwortung und Haftung
Ergebnisverantwortung: Der beauftragte Anbieter schuldet die pflichtgemässe und sorgfältige Ausführung der im jeweiligen Einzelfall übertragenen Geschäfte. Wo ein bestimmtes Ergebnis verlangt wird, liegt die Ergebnisverantwortung für die aus-zuführenden Tätigkeiten bei dem beauftragten Anbieter.
Haftung: Der Anbieter übernimmt die Haftung für alle Leistungen, welche durch sein Personal erbracht werden. Der Anbieter stellt sicher, dass das eingesetzte Personal für die beauftragten Leistungen fachlich qualifiziert ist und/oder, dass das im Auftrag eingesetzte Material keine sicherheitsrelevanten Mängel aufweist und den aktuellen Normen und gesetzlichen Regelungen entspricht.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 16: Führung der Mitarbeitenden
Der Anbieter verfügt über direkte Vorgesetzte, welche die von ihr eingesetzten Mitarbeitenden führt und fachlich berät.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 17: Infrastruktur
Bestätigung, dass der Anbieter für die Ausführung der jeweiligen vertraglichen Leistungen (Aufträge) über eigene Räumlichkeiten mit vollständiger Infrastruktur und Arbeitsinstrumenten inklusive aller benötigten Lizenzen verfügt bzw. zur Verfügung stellt und diese auch bei Einsätzen beim Auftraggeber oder seinen Partnern (andere Bundesämter) einsetzen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 18: Gültige Lizenz als Höhenarbeiter
Der Anbieter bestätigt, dass das zur Erfüllung des Auftrags eingesetzte Rigging-Personal über die nötigen und gültigen Lizenzen als Höhenarbeiter verfügen. Z.B. Anschlägerausweis SHRF-Schweizerischer Höhenarbeiter-Verband, Höhenarbeiter IRATA (oder gleichwertig) und diese bei Bedarf des Auftraggebers auf erste Aufforderung hin vorlegen wird.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 19: Fahrausweise
Der Anbieter bestätigt, dass die zur Auftragserfüllung mit den Materialtransporten betrauten Schlüsselpersonen über einen gültigen Fahrausweis, mindestens in der Kategorie BE, oder gleichwertig, verfügen.
Definition Führerausweis Kategorie BE:
Eine Fahrzeugkombination bestehend aus einem Fahrzeug der Kategorie B (Personenwagen bis max. 3,5 t) und einem Anhänger mit einem zulässigen Gesamtgewicht von mindestens 1000 kg, die eine Geschwindigkeit von mindestens 80 km/h erreicht und die nicht der Kategorie B zuzurechnen ist. Der Anhänger muss aus einem geschlossenen Körper bestehen, der mindestens so breit und hoch ist wie das Zugfahrzeug. Der geschlossene Körper des Anhängers kann geringfügig weniger breit sein, sofern die Sicht nach hinten über die Aussenspiegel des Zugfahrzeuges sichergestellt ist. Der Anhänger muss mit einem Betriebsgewicht von mindestens 800 kg verwendet werden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
EK 20: Fahrzeuge und Fahrausweise
Transportspezialist Eventtechnik
Der Anbieter verfügt über geeignete LKWs (Ladekapazität mind. 12t) und über LKW-Fahrer, die über den entsprechenden Führerausweis der Kategorie verfügen. Die zu verwendenden LKWs sind ausserdem mit einem Kastenaufbau ausgestattet, um das Material optimal gegen Witterung, Einbruch und Vandalismus zu schützen. Das technische Equipment ist hauptsächlich in Flightcases auf Rollen verstaut und muss fachgerecht verladen und gesichert werden. Der Anbieter bestätigt zudem, dass die eingesetzte Schlüsselperson über einen gültigen Fahrausweis, mindestens in der Kategorie CE, oder gleichwertig, verfügt.
Definition Führerausweis Kategorie C:
Ein Motorwagen der Kategorie C mit einem Betriebsgewicht von mindestens 12 t, einer Länge von mindestens 8 m und einer Breite von mindestens 2,30 m, der eine Geschwindigkeit von 80 km/h erreicht. Der Aufbau muss aus einem geschlossenen Körper bestehen, der mindestens so breit und hoch wie die Führerkabine ist.
Definition Führerausweis Kategorie CE:
Fahrzeugkombinationen aus einem Zugfahrzeug der Kategorie C und einem Anhänger mit einem Gesamtgewicht von mehr als 750 kg.
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation des für die Auftragserfüllung zur Verfügung stehenden Fuhrparkes mittels Formular D in Anhang 1a, 1b und/oder 1c und schriftliche Bestätigung, dass sie Schlüsselperson über einen gültigen Fahrausweis in der Kategorie CE verfügt.
EK 21: Interventionszeit
Der Anbieter bestätigt, dass während Aufbau und Durchführung eines Anlasses eine Interventionszeit von 30 Minuten und für unvorhergesehene Anlässe eine Interventionszeit von einem Tag gewährleistet werden kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.
Zusätzliche Informationen
Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021).
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html
Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.
Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.
Durch Zuschlag berücksichtigte Anbieter verpflichten sich, ihre Preise im Fall von marktgängigen Preissenkungen während der Beschaffungsdauer entsprechend anzupassen. Massgebend für die Beurteilung einer allfälligen Preissenkung ist der Zeitpunkt der Teillieferung und/oder kompletter Lieferung.
Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
www.simap.ch
Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.
Fellerstrasse 21
3003 Bern
E-Mail-Adresse:
Ein Angebot der Firma Noematica, der Spezialistin für IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs
✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
✘ Tool-unterstützt von A bis Z, IT-Beschaffung via Einladungsverfahren,
öffentliche Ausschreibung oder Präqualifikationsverfahren
✘ einzigartiger Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung
✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente
(Immobilien und Vermögensverwaltungen)
✘ Begleitung bei der Einführung
inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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