Ausschreibung 1102477: Aussortierung/Aufbewahrung Verfahrensakten 1. Instanz
Publiziert am: 12. Februar 2020
Obergericht des Kantons Bern Generalsekretariat
gemäss Ausschreibungsunterlagen und Kriterien im DecisionAdvisor-Tool
| Auftraggeber: |
Kanton
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Los 1: diverse Ladeorte im Kanton Bern (gemäss Auflistung in den Ausschreibungsunterlagen), Ort des Anbieters für Sortierprozess, Transporte an das Staatsarchiv des Kantons Bern und zu Entsorgungsstationen. Transport Akten für Aufbewahrung an Anbieter Los 2 auf seine Rampe. Los 2: Ort des Anbieters für das Los 2, Transporte an das Staatsarchiv des Kantons Bern und zu Entsorgungsstationen. |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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| Lots : |
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Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 12. Februar 2020 | Publikationsdatum | |
| 12. Februar 2020 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Anbieter müssen für den Zugriff resp. Erhalt der Ausschreibungsunterlagen je Los vorgängig die Vertraulichkeitserklärung im Anhang zur Publikation vollständig ausfüllen, rechtsgültig |
| 24. März 2020 | Ende Bestellung Ausschreibungsunterlagen | |
| 24. Februar 2020 | Frist für Fragen | Allfällige Fragen zur Ausschreibung und zu den Ausschreibungsunterlagen müssen bis zum oben vorgegebenen Termin und in deutscher Sprache auf www.simap.ch gestellt werden. Später eingereichte Fragen werden nicht beantwortet. Für jede Frage ist ein separater Eintrag zu erfassen. |
| 24. März 2020 | Abgabetermin 23:59 | Der vollständig ausgefüllte und rechtsgültig unterzeichnete Lieferantenexport aus dem Online-Tool muss in einfacher Ausführung in Papierform bis spätestens am 24.03.2020, um 23:59 Uhr der Schweizerischen Post übergeben werden oder bis spätestens am 24.03.2020 um 15:30 Uhr verschlossen an der vorgenannten Adresse eingegangen sein (Art. 18 Abs. 1 ÖBV i.V.m. Art. 42 Abs. 2 VRPG). Der Lieferantenexport kann von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 15:30 Uhr persönlich gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung abgegeben werden. Der HashCode auf dem eingereichten Lieferantenexport muss demjenigen des elektronisch erfassten Angebots entsprechen. Das Adressfeld auf dem Briefumschlag muss wie folgt beschriftet werden: Die Vergabestelle behält sich vor, innerhalb der Angebotsfrist Berichtigungen und Ergänzungen zu den Ausschreibungsunterlagen vorzunehmen. Er wird diese Berichtigungen und Ergänzungen auf simap.ch publizieren und gleichzeitig alle Anbieter schriftlich darüber informieren und erforderlichenfalls die Angebotsfrist erstrecken. |
| 26. März 2020 | Offertöffnung | Der vollständig ausgefüllte und rechtsgültig unterzeichnete Lieferantenexport aus dem Online-Tool muss in einfacher Ausführung in Papierform bis spätestens am 24.03.2020, um 23:59 Uhr der Schweizerischen Post übergeben werden oder bis spätestens am 24.03.2020 um 15:30 Uhr verschlossen an der vorgenannten Adresse eingegangen sein (Art. 18 Abs. 1 ÖBV i.V.m. Art. 42 Abs. 2 VRPG). Der Lieferantenexport kann von 9:00 bis 12:00 und von 13:00 bis 15:30 Uhr persönlich gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung abgegeben werden. Der HashCode auf dem eingereichten Lieferantenexport muss demjenigen des elektronisch erfassten Angebots entsprechen. Das Adressfeld auf dem Briefumschlag muss wie folgt beschriftet werden: Die Vergabestelle behält sich vor, innerhalb der Angebotsfrist Berichtigungen und Ergänzungen zu den Ausschreibungsunterlagen vorzunehmen. Er wird diese Berichtigungen und Ergänzungen auf simap.ch publizieren und gleichzeitig alle Anbieter schriftlich darüber informieren und erforderlichenfalls die Angebotsfrist erstrecken. |
| 17. August 2020 | Geplanter Projektstart | |
| 29. Juli 2022 | Geplantes Projektende |
Lot-Information
- Aufteilung in Lose
- Angebote sind für alle Lose möglich
- Der Beginn des Aussortierprozesses der Verfahrensakten 1. Instanz beginnt sofort nach Abschluss des Vertrages. Der Anbieter welcher den Zuschlag erhält, hat sich umgehend nach Ablauf der Beschwerdefrist für die Zuschlagsverfügung organisatorisch und personell auf die Abwicklung des Auftrages vorzubereiten.
- Projektdauer von 17.08.2020 bis 29.07.2022
- Auftrag kann verlängert werden.
-
Bemerkung:
Die Laufzeit des Vertrags resp. der Leistungserbringung richtet sich nach den Möglichkeiten (Kapazitäten) des Anbieters. Dieser hat sich organisatorisch und personell so aufzustellen, dass eine vollständige Leistungserbringung innerhalb der maximalen Vertragslaufzeit gewährleistet ist.
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 30 % | Qualifikation des Anbieters |
| 30 % | Anbieterpräsentation |
| 40 % | Preis |
Preisbewertung: Massgeblich für die Preisbewertung ist der jeweils ermittelte Gesamtpreis aus dem Anhang «Preisblatt» für das Los 1. Das günstigste Angebot erhält das Punktemaximum. Angebote, die um 70 % oder mehr teurer sind als das günstigste Angebot (100 %), erhalten null Punkte beim Kriterium «Angebotspreis (Gesamtpreis)». Die Punktzahl für Angebote, deren Preis zwischen dem günstigsten Preis (100 %) und (100+70) % des günstigsten Preises liegt, wird linear interpoliert.
- Aufteilung in Lose
- Angebote sind für alle Lose möglich
- Der Ausführungsbeginn hängt von der Leistungserbringung des Anbieters des Los 1 ab.
- Projektdauer von 17.08.2020 bis 16.08.2035
- Auftrag kann verlängert werden.
-
Bemerkung:
Die vorgenannte Laufzeit des Vertrags versteht sich als maximale Vertragslaufzeit und setzt sich zusammen aus einer fixen Dauer von 5 Jahren und 2 Verlängerungsoptionen von je 5 Jahren.
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 30 % | Qualifikation des Anbieters |
| 30 % | Anbieterpräsentation |
| 40 % | Preis |
Massgeblich für die Preisbewertung ist der jeweils ermittelte Gesamtpreis aus dem Anhang «Preisblatt» für das Los 2.
Preisbewertung: Das günstigste Angebot erhält das Punktemaximum. Angebote, die um 70 % oder mehr teurer sind als das günstigste Angebot, erhalten null Punkte. Die Punktzahl für Angebote, deren Preis zwischen dem günstigsten Preis (100 %) und (100+70) % des günstigsten Preises liegt, wird linear interpoliert.
Zulassungsbedingungen
Sind nicht gestattet.
Eignungskriterien gültig für beide Lose:
- Abgabe Selbstdeklaration
- Akzeptanz Dienstleistungsvertrag und Vertraulichkeitserklärung
- Akzeptanz AGB DL BE (Dienstleistungen des Kantons Bern)
- Akzeptanz AGB ISDS (Informationssicherheit und Datenschutz)
- Akzeptanz Weisungen und Anordnungen Mitarbeitende des Obergerichts und des Staatsarchivs Kanton Bern
- Vertrauenswürdigkeit Fachpersonen
- Bestätigung keine wettbewerbsrechtlichen Verfahren
- Bestätigung alleiniger Vertragspartner
- Bestätigung zur Teilnahme an Anbieterpräsentation
- Bestätigung Austauschbarkeit der leitenden Fachperson
- Bestätigung Ersatz leitende Fachperson bei ungenügender Leistung
- Prozess für die Akteneinsichtnahme (Scanning, elektronischer/postalischer Versand und Wiederaufbewahrung)
- Logistikprozess
- Entsorgungsprozess
- Referenzen Anbieter
- Nachweis Handelsregistereintrag
Eignungskriterien spezifisch für Los 1:
- Bestätigung Einhaltung Frist für vollständige Leistungserbringung
- Akzeptanz Weisungen und Anordnungen
- Einhaltung Vorgaben zum Sortierungsprozess
- Prozess für Sortierung und Beschriftung
- Prozess für die Schulung Fachpersonen und Qualitätssicherung
Eignungskriterien spezifisch für Los 2:
- Einhaltung Vorgaben zur Aktenaufbewahrung
- Prozess für die Akteneinsichtnahme (Scanning, elektronischer/postalischer Versand und Wiederaufbewahrung)
- Aktenaufbewahrung in der Schweiz
Alle Eignungskriterien müssen erfüllt sein.
Präzisierung: Aufgrund der im Online-Tool genannten Kriterien.
Zusätzliche Informationen
a. Individuelle Vertragsbestandteile gemäss Ausschreibungsunterlagen
b. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kantons Bern für Dienstleistungsaufträge (AGB BE (D)) (www.be.ch/agb)
Es werden keine Verhandlungen bzw. Abgebotsrunden geführt (Art. 27 ÖBV) .
Es gelten:
a. die Interkantonale Vereinbarung vom 25. November 1994 über das öffentliche Beschaffungswesen mit Änderungen vom 15.
März 2001 (IVöB; BSG 731.2-1 [SR 172.056.5]);
b. das Gesetz vom 11. Juni 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBG; BSG 731.2);
c. die Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV; BSG 731.21);
d. die Verordnung vom 5. November 2014 über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens (OÖBV; BSG 731.22); und
e. das Gesetz vom 23. Mai 1989 über die Verwaltungsrechtspflege (VRPG; BSG 155.21).
Die Vergabestelle behält sich vor, Folgeaufträge, die sich auf den vorliegenden Auftrag beziehen, im freihändigen Verfahren an die
Zuschlagsempfängerin zu vergeben (Art. 7 Abs. 3 Bst. g ÖBV).
Wenn die versprochene Leistung nach dem Zuschlag nicht ausschreibungs- oder vertragsgemäss erbracht wird, ist die
Vergabestelle berechtigt, den Zuschlag zu widerrufen (Art. 8 ÖBG). Sie behält sich für diesen Fall vor, die Leistung ohne neue
Ausschreibung dem Anbieter mit dem am nächstbesten bewerteten Angebot zu vergeben.
Anbieter mit Sitz im Ausland haben ein Zustellungsdomizil in der Schweiz anzugeben, an welches Verfügungen im Rahmen
dieses Vergabeverfahrens per Briefpost zugestellt werden können. Die Vergabestelle behält sich andernfalls vor, von der formellen
Zustellung abzusehen und stattdessen die Verfügung auf simap.ch zu publizieren (Art. 15 Abs. 7 VRPG).
Die Vergabestelle kann andere Träger öffentlicher Aufgaben an ihren Beschaffungen beteiligen, damit die eingesetzten
öffentlichen Mittel möglichst wirtschaftlich verwendet werden können (Art. 30 Abs. 1 ÖBV i.V.m. Art. 7 OÖBV). In diesem Sinne
behält sich die Vergabestelle vor, an den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen auch andere Träger öffentlicher Aufgaben des
Kantons gemäss Art. 95 der Kantonsverfassung (KV, BSG 101.1), insbesondere Gemeinden gemäss Artikel 2 Absatz 1 des
Gemeindegesetzes (GG; BSG 170.11), teilhaben zu lassen. Der Umfang dieser Leistungen ist in den geschätzten Mengen, die in
den Ausschreibungsunterlagen angegeben sind, nicht enthalten. Der maximale Auftragswert für diese Leistungen ist unbegrenzt
bzw. ergibt sich aus dem Bedarf der genannten Stellen, ausser soweit der maximale Auftragswert in den Ausschreibungsunterlagen angegeben wird.
Zusätzliche Leistungen anderer Träger öffentlicher Aufgaben ausserhalb dieser Ausschreibung müssen dabei immer separat angefragt
und vereinbart werden, unter Bezug auf den Konditionen des Anbieters, welcher den Zuschlag erhalten hat. Dabei dürfen Zusatzleistungen Zusatzleistungen die Erfüllung der Leistungspakete dieser Ausschreibung weder terminlich noch organisatorisch gefährden. Sie sind immer diesem Vorhaben nachrangig abzuwickeln.
www.simap.ch
Diese Ausschreibung kann innert 10 Tagen seit ihrer Publikation auf www.simap.ch mit Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kantons Bern, Speichergasse 12, 3011 Bern, angefochten werden. Eine allfällige Beschwerde muss einen Antrag, die Angabe von Tatsachen und Beweismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten. Die angefochtene Ausschreibung und greifbare Beweismittel sind beizulegen.
Wildhainweg 9
3012 Bern
E-Mail-Adresse:
Ein Angebot der Firma Noematica, der Spezialistin für IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs
✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
✘ Tool-unterstützt von A bis Z, IT-Beschaffung via Einladungsverfahren,
öffentliche Ausschreibung oder Präqualifikationsverfahren
✘ einzigartiger Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung
✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente
(Immobilien und Vermögensverwaltungen)
✘ Begleitung bei der Einführung
inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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