Ausschreibung 1009807: (18032) 614 Saläradministration Honorarbeziehende
Publiziert am: 9. März 2018
Eidgenössisches Personalamt EPA
Pro Jahr vergibt die Bundesverwaltung externe Dienstleistungsaufträge im Umfang von 40 bis 50 Millionen Franken an rund 6‘000 unselbstständig erwerbende Personen, den sogenannten Honorarbeziehenden (HB). Diese verursachen beträchtlichen administrativen Aufwand, denn die Bundesverwaltung ist nach dem Sozialversicherungsrecht Arbeitgeber und somit für die ordnungsmässige Abrechnung der Beiträge an die Sozialversicherung verantwortlich. Mit der Auslagerung der Saläradministration der Honorarbeziehenden soll die gesetzeskonforme Abrechnung der Sozial- und Unfallversicherungs- sowie PK-Beiträge garantiert und kostspielige Anpassungen am Personalinformationssystem IPDM vermieden werden. Die heutige Auftragnehmerin darf auch ein Angebot abgeben.
| Auftraggeber: |
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Ganze Schweiz, mehrheitlich Bern. |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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| Andere Sprachen: |
Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 9. März 2018 | Publikationsdatum | |
| 9. März 2018 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung. |
| 23. März 2018 | Frist für Fragen | Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. |
| 18. April 2018 | Abgabetermin 23:59 | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. |
| 24. April 2018 | Offertöffnung | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. |
| 1. Januar 2019 | Geplanter Projektstart | |
| 31. Dezember 2025 | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 50% | ZKQP Preise und Konditionen |
| 10% | ZKQ1 Referenzen Vertrautheit mit Outsourcing von Saläradministration |
| 10% | ZKQ2 Praktische Berufserfahrung der Mandatsleitung und Stellvertretung |
| 5% | ZKQ3 Volumen der verwalteten Salärempfängern nach Schweizer Sozialversicherungsrecht |
| 5% | ZKQ4 Ausgewiesene Qualifikation des Teams |
| 5% | ZKQ5 Praktische Berufserfahrung des Teams |
| 5% | ZKQ6 Leistungen Service Desk |
| 5% | ZKQ7 Datenaustausch mit PUBLICA |
| 5% | ZKQ8 Überführung |
Zulassungsbedingungen
Nicht zugelassen.
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
EK1
Datenschutz und Datensicherheit:
Nachweis, dass der Anbieter über eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 oder über eine gleichwertige Zertifizierung verfügt.
Die Gleichwertigkeit muss von dem Anbieter nachgewiesen werden.
EK2
Einhaltung der Arbeitsbedingungen, der Arbeitsschutzbestimmungen sowie der Lohngleichheit von Frau und Mann
a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen
Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten.
a) Rechtsgültige Unterzeichnung der Selbstdeklaration der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB (Beilage 2_Selbstdeklaration).
Dieser Eignungsnachweis (a) ist von allen Anbietern als Bestandteil des Angebotes einzureichen.
b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann
Anbieter mit mehr als 50 Mitarbeitenden und deren Subunternehmen erster Stufe mit jeweils mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zum Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde.
b) Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann mittels:
- Selbsttest Logib (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/dienstleistungen/selbsttest-tool--logib.html). Das Blatt "Fazit (rtp_fazit)" ist rechtsgültig unterzeichnet einzureichen.
oder
- Kontrollen staatlicher Behörden. Die entsprechende Bestätigung / Zertifikat ist einzureichen.
oder
- Lohngleichheitsanalysen Dritter, sofern das Standardanalysemodell des Bundes (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/themen/arbeit/plattform-lohngleichheit/staatliche-kontrollen-im-beschaffungswesen.html) verwendet wird.
Das EBG führt eine Liste mit Unternehmen und Organisationen, die für Arbeitgebende eine unabhängige und unbefangene Lohngleichheitsanalyse mit dem Standard-Analysemodell des Bundes anbieten (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/themen/arbeit/plattform-lohngleichheit/lohngleichheitsanalysen-durch-dritte.html).
Das entsprechende Schreiben / Zertifikat ist einzureichen.
Dieser Eignungsnachweis (b) ist erst auf Aufforderung innert 10 Kalendertagen, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
EK3
Akzeptanz der Allg. Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html).
EK4
Akzeptanz des Vertragsentwurfs:
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 6 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Der Anbieter ist bereit, einen Dienstleistungsvertrag über die Mandatsdauer (2019 – 2025) abzuschliessen und eine entsprechende Verpflichtung zur Dienstleistungserbringung einzugehen.
EK5
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag über die vereinbarte Vertragsdauer und das Vertragsvolumen erfüllen zu können.
Nachweis, dass gegen den Anbieter keine Betreibungen bzgl. Sozialabgaben und Steuern laufen.
Handelsregisterauszug und Betreibungsregisterauszug: Amtliches Originaldokument oder amtlich beglaubigte Kopie (nicht älter als 3 Monate); für ausländische Anbieter äquivalentes Dokument.
EK6
Bestätigung der Ausgleichskasse, dass die Beiträge der AHV, IV, ALV und EO in der Vergangenheit fristgerecht bezahlt wurden.
Der Nachweis ist erst zu einem späteren Zeitpunkt nach Einreichen und vor dem Zuschlag auf Verlagen des Auftraggebers zu erbringen; für ausländische Anbieter äquivalentes Dokument.
EK7
Nachweis, dass die angebotene Dienstleistung «Outsourcing von Saläradministration» zu den Kernkompetenzen des Anbieters gehört.
EK8
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben erfüllen zu können.
EK9
Nachweis von drei abgeschlossenen Projekten, bei denen eine vergleichbare Dienstleistung mit vergleichbarer Komplexität nach Schweizer Sozialversicherungsrecht erbracht wurde. Die Referenzen dürfen nicht mehr als 5 Jahre zurück liegen und der Kunde muss mit der Leistung zufrieden sein.
EK10
Nachweis, dass der Anbieter über einen geeigneten Ansprechpartner verfügt, der im Fall der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entschied herbeiführen kann.
EK11
Nachweis, dass die eingesetzten Schlüsselpersonen (Mandatsleitung und deren Stellvertretung, Projektleitung) in deutscher und französischer Sprache kommunizieren können.
Das Sprachniveau beträgt mindestens B2 nach dem gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER).
EK12
Nachweis, dass der Anbieter zum Zeitpunkt der Offertstellung ein vom Verein swissdec zertifiziertes Informationssystem einsetzen kann.
EK13
Nachweis, dass der Anbieter bereit und fähig ist, die Tätigkeiten so auszuüben, dass sie für Revisionszwecke nachvollziehbar sind.
EK14
Nachweis, dass der Anbieter die alleinige Gesamtverantwortung für das Projekt im Sinne eines Generalunternehmers übernimmt; er wird alleiniger Vertragspartner des Auftraggebers. Zu allenfalls seitens des Anbieters zugezogenen Dritten tritt der Auftraggeber in kein Vertragsverhältnis. Allfällig Beteiligte sind mit den ihnen zugewiesenen Rollen aufzuführen.
EK15
Nachweis, dass der Anbieter zum Zeitpunkt der Offerteinreichung Rechnungen gem. Kapitel 3.3.2.4 und 3.3.2.6 des Pflichtenhefts elektronisch in Form von E-Rechnungen erstellen kann.
EK16
Qualitätssicherung:
Nachweis, dass der Anbieter über eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder über einen gleichwertigen Nachweis verfügt.
Der Anbieter hat die Gleichwertigkeit nachzuweisen.
EK17
Der Anbieter hat den Nachweis zu erbringen, dass er über geeignet qualifizierte und erfahrene Personen verfügt, um die Überführung zum Erfolg zu bringen.
EK18
Der Anbieter hat den Nachweis zu erbringen, dass er nach Ablauf der Vertragsdauer die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellt, um die Datenmigration zu einem neuen Anbieter zu garantieren. Der Anbieter garantiert zudem, dass er in der Übergangszeit die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellt, um die Honorarbeziehenden und die Verwaltungseinheiten zu informieren und zu begleiten.
EK19
Bestätigung, dass der Anbieter für die Verwaltungseinheiten und die Honorarbeziehenden zu den Geschäftszeiten (Mo. bis Fr. von 08.00 – 12.00 und 13.00 – 17.00 (Es gelten die Feiertage gem. Art. 66, Abs. 1, BPV (172.220.111.3) über einen Service Desk telefonisch und per E-Mail erreichbar ist und deren Anfragen innerhalb von 2 Arbeitstagen bearbeitet.
Der Anbieter stellt die Auskunftsbereitschaft im Bereich Service Desk in den Sprachen Deutsch und Französisch sicher.
EK20
Der Anbieter muss über eine Organisation (Service Desk) für die Einführung der Services und zur laufenden Betreuung des Kunden Bundesverwaltung verfügen.
EK21
Der Anbieter hat den Nachweis zu erbringen, dass er zum Zeitpunkt der Offerteinreichung in der Lage ist, die Beitrags- und Mutationsmeldungen an PUBLICA in elektronischer Form auf die im Dokument „Beschreibung Personalschnittstelle, Version 1.5“ (Anhang 2) spezifizierte Weise zu liefern.
Zusätzliche Informationen
keine
Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand September 2016).
Abrufbar unter www.bbl.admin.ch – Rubrik Dokumentation – AGB
Bleiben vorbehalten. Die Vergabestelle führt keine Preisverhandlungsrunden durch. Nur falls besondere Umstände wie die Klärung oder Konkretisierung der Anforderungen es erfordern und die Vergabestelle mit der Einladung zu allfälligen Verhandlungen es ausnahmsweise ausdrücklich zulässt, erhalten die Anbieter Gelegenheit die Preise anzupassen.
Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten.
Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) „Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften“ ist unterzeichnet dem Angebot beizulegen.
Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.
Die Auftraggeberin behält sich vor, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
Überführung
Der Anbieter stellt die für die Überführung nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung und zeigt auf wie er die Datenmigration durchführen will. Auf den Zeitpunkt der Überführung erstellt die Auftraggeberin pro VE einen elektronischen Auszug der Stammdaten der Honorarbeziehenden auf Basis der Daten des bisherigen Dienstleisters (Aktive Honorarbeziehende 2018). Die Stammdaten werden anschliessend dem Anbieter auf einem Datenträger zusammen mit den Verträgen und den Personalienblätter (in Papierform) übergeben. Der Anbieter konsolidiert während der Überführung die Personalstammdaten aller VE pro Honorarbeziehenden (identifiziert durch die Sozialversicherungsnummer). Der Anbieter garantiert eine friktionsfreie Überführung und zeigt auf, wie hoch der Aufwand seitens der Auftraggeberin ist. Da die Auftraggeberin weder fürs Testen noch für die Datenmigration personelle Ressourcen besitzt, sind die entsprechenden Ressourcen im Preisblatt durch den Anbieter zu offerieren.
Förderung des Wirtschaftlichkeitsprinzips
Es gilt zu beachten, dass die bisherige Auftragnehmerin diese Kosten für die Überführung bereits übernommen hat. Die Kosten für die Überführung sind vom Anbieter zu tragen. Somit steht es jedem Anbieter frei, die konkret für ihn geltenden Kosten im Preisblatt auszuweisen.
www.simap.ch
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Eigerstrasse 71
3003 Bern
E-Mail-Adresse:
Ein Angebot der Firma Noematica, der Spezialistin für IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs
✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
✘ Tool-unterstützt von A bis Z, IT-Beschaffung via Einladungsverfahren,
öffentliche Ausschreibung oder Präqualifikationsverfahren
✘ einzigartiger Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung
✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente
(Immobilien und Vermögensverwaltungen)
✘ Begleitung bei der Einführung
inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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