Ausschreibung 1004223: (18031) 614 Travelcard Bund
Publiziert am: 26. Januar 2018
Eidgenössisches Personalamt EPA
Die Travelcard Bund (TCB) wird für die Begleichung von Reisekosten und weiterer Spesen genutzt. Insbesondere auf Auslandreisen besitzt die TCB einen entscheidenden Vorteil, da mit der TCB u.a. auf Spesenvorschüsse verzichtet oder diese für Reservationen herangezogen werden kann.
Ziel dieser Ausschreibung ist es, einen Anbieter für die Herausgabe und Bewirtschaftung der TCB zu finden, der die geforderten Dienstleistungen in den bestehenden Prozessen und in der technischen Umgebung der Bundesverwaltung erfüllen kann. Der Überführungsprozess (technisch wie organisatorisch) vom bestehenden zum neuen Anbieter ist dabei Bestandteil der Offerte. Die heutige Auftragnehmerin darf auch ein Angebot abgeben.
| Auftraggeber: |
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Ganze Schweiz, mehrheitlich Bern |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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| Andere Sprachen: |
Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 26. Januar 2018 | Publikationsdatum | |
| 26. Januar 2018 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung. |
| 12. Februar 2018 | Frist für Fragen | Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. |
| 7. März 2018 | Abgabetermin 23:59 | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. |
| 13. März 2018 | Offertöffnung | Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. |
| 1. Januar 2019 | Geplanter Projektstart | |
| 31. Dezember 2026 | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 50 Punkte | ZK 1 Weltweite Akzeptanz der angebotenen Kreditkartenmarken |
| 200 Punkte | ZK 2 Bewirtschaftung der Kreditkarten |
| 200 Punkte | ZK 3 Elektronischer Datenaustausch |
| 100 Punkte | ZK 4 Überführung |
| 50 Punkte | ZK 5 Übergang |
| 400 Punkte | ZK P Preise und Konditionen |
Zulassungsbedingungen
Nicht zugelassen.
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen ein Angebot in CHF zu unterbreiten.
Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf die Offerte eingegangen.
EK1
Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis:
• Jahresbericht und Bestätigung der Revisionsstelle aus dem letzten Jahr.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
• Amtlicher Handelsregisterauszug und Betreibungsregisterauszug nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
• Nachweis, dass der bestehende Kartenbestand ein ausreichendes Volumen (mindestens 140'000 Kreditkarten) umfasst.
EK2
a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen
Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten.
b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann
Anbieter mit mehr als 50 Mitarbeitenden und deren Subunternehmen erster Stufe mit jeweils mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zum Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde.
Nachweis:
a) Rechtsgültige Unterzeichnung der Selbstdeklaration der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB (Beilage 2).
Dieser Eignungsnachweis (a) ist von allen Anbietern als Bestandteil des Angebotes einzureichen.
b) Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann mittels:
- Selbsttest Logib (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/dienstleistungen/selbsttest-tool--logib.html). Das Blatt "Fazit (rtp_fazit)" ist rechtsgültig unterzeichnet einzureichen.
oder
- Kontrollen staatlicher Behörden. Die entsprechende Bestätigung / Zertifikat ist einzureichen.
oder
- Lohngleichheitsanalysen Dritter, sofern das Standardanalysemodell des Bundes (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/themen/arbeit/plattform-lohngleichheit/staatliche-kontrollen-im-beschaffungswesen.html) verwendet wird.
Das EBG führt eine Liste mit Unternehmen und Organisationen, die für Arbeitgebende eine unabhängige und unbefangene Lohngleichheitsanalyse mit dem Standard-Analysemodell des Bundes anbieten (https://www.ebg.admin.ch/ebg/de/home/themen/arbeit/plattform-lohngleichheit/lohngleichheitsanalysen-durch-dritte.html).
Das entsprechende Schreiben / Zertifikat ist einzureichen.
Dieser Eignungsnachweis (b) ist erst auf Aufforderung innert 10 Kalendertagen, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.
EK3
Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html).
EK4
Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 5 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Der Anbieter ist bereit, einen Dienstleistungsvertrag über die Mandatsdauer (2019 – 2026) abzuschliessen und eine entsprechende Verpflichtung zur Dienstleistungserbringung einzugehen.
EK5
Kernkompetenz
Nachweis, dass die in Kapitel 3.2.3 und 3.2.4 des Pflichtenheftes aufgeführten Leistungen für die Herausgabe und Abwicklung von Kreditkarten für Geschäftskunden zu den Kernkompetenzen des Anbieters gehören. Er muss über sämtliche zur Ausübung der angebotenen Leistungen in der Schweiz erforderlichen Bewilligungen und Ermächtigungen Dritter, wie z. B. Lizenzen als Herausgeber der angebotenen Kreditkartenmarken, verfügen.
Falls der Anbieter gemäss Art. 2 Abs. 1 Auslandbankenverordnung-FINMA (ABV-FINMA; SR 952.111) sowie Art. 39 Abs. 1 lit. a der Börsenverordnung (BEHV; SR 954.11) als ausländische Bank oder Effektenhändler gilt, muss er über die Bewilligung der FINMA zur Errichtung einer Zweigniederlassung oder einer Vertretung in der Schweiz verfügen.
Falls der Anbieter nicht bereits im Sinn von Art. 2 Abs. 2 lit. a – e des Geldwäschereigesetztes (GwG; SR 955.0) von der FINMA bewilligt ist, muss er die Einhaltung der sich aus der Geldwäschereigesetzgebung ergebenden Pflichten von der FINMA oder einer von dieser anerkannten Selbstregulierungsorganisation beaufsichtigen lassen (vgl. Art. 12 lit. c GwG).
EK6
Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung mit Mandaten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Er weist diese Erfahrung anhand von 3 Referenzen nach, die nicht älter als 3 Jahre sind.
Nachweis:
Benennung der Kunden und eines Kurzbeschriebs der Mandate sowie der dabei vom Anbieter ausgeübten Funktionen/Aufgaben. Die Auftraggeberin behält sich vor, die im Angebot angegebenen Kunden zu kontaktieren. Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
EK7
Qualitätssicherung
Nachweis, dass der Anbieter über eine Zertifizierung nach ISO 9001 oder über einen gleichwertigen Nachweis verfügt. Der Anbieter hat die Gleichwertigkeit nachzuweisen.
EK8
Datenschutz und Datensicherheit
Nachweis, dass der Anbieter über eine gültige Zertifizierung nach ISO 27001 oder über eine gleichwertige Zertifizierung verfügt.
Nachweis, dass der Anbieter die Payment Card Industry (PCI) Standards erfüllt oder über eine gleichwertige Zertifizierung verfügt.
EK9
Schnittstelle
Nachweis, dass der Anbieter zum Zeitpunkt der Offerteinreichung für den Datenaustausch von Kreditkartentransaktionen über eine Schnittstelle verfügt, die die technischen Anforderungen gem. Anhang 2 des Pflichtenhefts erfüllt und über ausgewiesene Erfahrung beim Datenaustausch von Kreditkartentransaktionen zu Kunden mit über 4000 Firmenkreditkarten mit SAP Travel Management verfügt.
EK10
E-Rechnung
Nachweis, dass der Anbieter zum Zeitpunkt der Offerteinreichung Rechnungen elektronisch in Form von E-Rechnungen erstellen kann. Bestätigung, dass die techn. Anforderung gem. Anhang 2 des Pflichtenhefts erfüllt werden.
EK11
Sprache
Nachweis, dass die zentralen Ansprechpartner (der/die Mandatsleiter/in, dessen/deren Stellvertreter/in und die Projektleitung) in deutscher und französischer Sprache kommunizieren können. Das Sprachniveau beträgt mindestens B1 nach dem gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER).
EK12
Account Leitung
Nachweis, dass der Anbieter für die Account Leitung über einen Ansprechpartner verfügt, der im Fall der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid innerhalb einer Arbeitswoche herbeiführen kann. Die Account Leitung muss von der gleichen Firma angestellt sein, die auch die Gesamtverantwortung trägt. Die Account Leitung verfügt über genügend Erfahrung in Mandaten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Die Account Leitung weist diese Erfahrung anhand von 2 Referenzen in den letzten 3 Jahren nach.
EK13
Personelle Ressourcen
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben erfüllen zu können.
EK14
Organisation
Der Anbieter muss über eine Organisation für die Einführung der Services und zur laufenden Betreuung des Kunden Bundesverwaltung verfügen. Dies umfasst für einfache Anfragen einen Service Desk und für komplexere Fragestellungen einen mit den bundesverwaltungsspezifischen TCB-Prozessen vertrauten Single Point of Contact. Das Service Desk Team sowie der Single Point of Contact verfügt über genügend Erfahrung und fachliche Kompetenz in Mandaten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Diese Erfahrung ist anhand von 3 Referenzen in den letzten 3 Jahren nachzuweisen.
EK15
Inbetriebnahme
Der Anbieter hat die Bereitschaft und die Fähigkeit in der Einführungsphase der Account Leitung erfahrene Mitarbeitende für die Inbetriebnahme und für die Tests der Datenschnittstellen sowie zur Erstellung der Dokumentationen für die Karteninhaber und Verwaltungseinheiten zur Verfügung zu stellen.
EK16
Service Desk / SPOC
Bestätigung, dass der Anbieter für die Verwaltungseinheiten und die Karteninhaber 7 x 24 Stunden über einen Service Desk telefonisch und per E-Mail erreichbar ist und deren Anfragen innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.
Der Anbieter stellt die Auskunftsbereitschaft im Bereich Service Desk in den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch sicher.
Bestätigung, dass der Anbieter für die Verwaltungseinheiten über einen Single Point of Contact für die Bundesverwaltung von Mo-Fr von 08:00 – 18:00 telefonisch und per E-Mail erreichbar ist. Der Anbieter stellt die Auskunftsbereitschaft in Deutsch und Französisch sicher. Anfragen werden innerhalb von 24 Stunden bearbeitet.
EK17
TCB-Prozesse
Das EPA ist seitens der Bundesverwaltung zuständig für die Umsetzung der Prozesse mit der Travel Card in der ganzen Bundesverwaltung sowie für die Beurteilung der Servicequalität des Anbieters. Der Anbieter bestätigt, dass die Prozesse gem. Kapitel 3 des Pflichtenheft integral umgesetzt werden.
EK18
Überführung
Der Anbieter gewährleistet die friktionsfreie Überführung (technisch wie organisatorisch) von der ursprünglichen Auftragnehmerin. Dazu gehört ein zeitgerechter Austausch der Karten der bestehenden Inhaber sowie die Übernahme der prozessualen und technischen Anforderungen.
EK19
Übergang
Der Anbieter garantiert, dass er nach Ablauf der Vertragsdauer die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellt, um die Datenmigration zu einem neuen Anbieter zu garantieren. Der Anbieter garantiert zudem, dass er in der Übergangszeit die nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung stellt, um die Karteninhaber zu informieren und zu begleiten.
Zusätzliche Informationen
keine
Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html).
Bleiben vorbehalten. Die Vergabestelle führt keine Preisverhandlungsrunden durch. Nur falls besondere Umstände wie die Klärung oder Konkretisierung der Anforderungen es erfordern und die Vergabestelle mit der Einladung zu allfälligen Verhandlungen es ausnahmsweise ausdrücklich zulässt, erhalten die Anbieter Gelegenheit die Preise anzupassen.
Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten.
Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) „Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften“ ist unterzeichnet dem Angebot beizulegen.
Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.
Der Auftraggeber behält sich vor, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
Überführung der bestehenden Betriebsorganisation
Der Anbieter stellt die für die Überführung nötigen personellen Ressourcen zur Verfügung und zeigt auf wie er die Datenmigration, den Austausch der Kreditkarten, die TCB-Schnittstelle sowie deren Anbindung durchführen will. Er garantiert eine friktionsfreie Überführung und zeigt auf, wie hoch der Aufwand seitens der Auftraggeberin für das Testen der Schnittstelle und der Datenmigration ist. Da die Auftraggeberin weder fürs Testen noch für die Datenmigration personelle Ressourcen besitzt, sind die entsprechenden Ressourcen im Preisblatt durch den Anbieter zu offerieren.
Aus heutiger Sicht ist es zwingend, den Einsatz der TCB ohne Betriebsunterbruch entweder mit der heutigen Auftragnehmerin oder aber mit dem Anbieter, der den Zuschlag erhält, weiterzuführen. Die friktionsfreie Überführung ist eine Mussanforderung. D.h., dass die TCB Transaktionsdaten weiterhin über die TCB-Schnittstelle in das Spesenmanagement des Bundes einfliessen müssen.
Eine technische Beschreibung der TCB-Schnittstelle ist aus dem Anhang 2 ersichtlich.
Förderung des Wirtschaftlichkeitsprinzips
Es gilt zu beachten, dass die bisherige Auftragnehmerin diese Kosten für die Überführung bereits übernommen hat. Die Kosten für die Überführung sind vom Anbieter zu tragen. Somit steht es jedem Anbieter frei, die konkret für ihn geltenden Kosten im Preisblatt auszuweisen.
www.simap.ch
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
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✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
✘ Tool-unterstützt von A bis Z, IT-Beschaffung via Einladungsverfahren,
öffentliche Ausschreibung oder Präqualifikationsverfahren
✘ einzigartiger Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung
✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente
(Immobilien und Vermögensverwaltungen)
✘ Begleitung bei der Einführung
inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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