Ausschreibung 1116871: (20025) 810 Mediaagentur Kommunikation Biodiversität
Publiziert am: 28. Januar 2020
Bundesamt für Umwelt BAFU, Abteilung Arten, Ökosysteme und Landschaften AÖL
Das BAFU sucht mit dieser Ausschreibung eine geeignete Mediaagentur für die Kommunikation Biodiversität. In enger Zusammenarbeit mit dem BAFU und einer Kommunikationsagentur Biodiversität (separates Beschaffungsverfahren) sorgt die Mediaagentur für die Erstellung und Umsetzung einer Gesamtmediastrategie sowie die Mediaplanung und den Einkauf der Medialeistungen für einzelne Kommunikationsaktivitäten. Das Pflichtenheft umfasst folgende Tätigkeiten:
- Entwickeln und Umsetzen der Gesamtstrategie Media für die Kommunikation Biodiversität (nationale, regionale, lokale Öffentlichkeitsarbeit, Stakeholderdialog)
- Mediaplanung
- Einkauf der Medialeistungen (Media Buying)
- Evaluation Media
| Auftraggeber: |
Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
|
| Kategorie: | Ausschreibung |
| Sprache: | de |
| Abgabetermin: | abgelaufen |
| Ort: |
Bei der Agentur des Zuschlagsempfängers, in den Räumlichkeiten der Bedarfsstelle in Ittigen sowie bei Bedarf auch schweizweit bei Media-Dienstleistern. |
| Zeit für Fragen: | abgelaufen |
| Tags: |
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| Gruppen: |
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| Untergruppen: |
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| Andere Sprachen: |
Zeitplan
Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:
| Datum | Ereignis | Kommentar |
|---|---|---|
| 28. Januar 2020 | Publikationsdatum | |
| 28. Januar 2020 | Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab | Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung. |
| 7. Februar 2020 | Frist für Fragen | Falls sich beim Erstellen des Teilnahmeantrages Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. |
| 24. Februar 2020 | Abgabetermin 23:59 | Bemerkung zur Einreichung der Teilnahmeanträge: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. |
| 28. Februar 2020 | Offertöffnung | Bemerkung zur Einreichung der Teilnahmeanträge: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. |
| 1. Juli 2020 | Geplanter Projektstart | |
| 31. Dezember 2027 | Geplantes Projektende |
Zuschlagskriterien
| Gewichtung | Kriterium |
|---|---|
| 300 Punkte | ZK01 Gesamtstrategie Media und Mediaplanung für die Kommunikation Biodiversität |
| 200 Punkte | ZK02 Umsetzung Kommunikationsprojekt «Stromtod bei Vögeln schweizweit vermeiden» |
| 100 Punkte | ZK03 Evaluation |
| 200 Punkte | ZK04 Honorierung |
| 200 Punkte | ZK05 Präsentation |
Zulassungsbedingungen
Nicht zugelassen.
Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Firmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, einen Teilnahmeantrag zu unterbreiten.
Eignungskriterien (EK):
EK01
Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbietern aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
EK02
a) Einhaltung von Verfahrensgrundsätzen
Der Anbieter bestätigt, dass er selber sowie die von ihm beigezogenen Dritten (Subunternehmer und Unterlieferanten) die Verfahrensgrundsätze gemäss Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes BKB einhalten.
b) Zusätzlicher Nachweis der Einhaltung der Lohngleichheit von Frau und Mann
Anbieter mit mehr als 50 Mitarbeitenden müssen zusätzlich zum Selbstdeklarationsblatt nachweisen, wie die Lohnpraxis überprüft wurde.
EK03
Erfahrung
Der Anbieter und die eingesetzten Personen verfügen über genügend Erfahrung in Projekten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Er weist diese Erfahrung mindestens für die 3 Kriterien
- Mediastrategie
- Mediaplanung
- Evaluation Media
anhand von je 1 Arbeitsbeispiel je Kriterium in den letzten 3 Jahren nach. Die Arbeitsbeispiele für die obgenannten Kriterien können aus demselben Auftrag stammen.
EK04
Personelle Ressourcen
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können.
EK05
Schlüsselpersonen
Projektleiter
Stv. Projektleiter
Es ist zwingend, dass der Projektleiter auch die Funktion des SPOC (Single Point of Contact) einnimmt.
Der Projektleiter muss Erfahrung in 1 Projekt mit vergleichbarer Komplexität in den letzten 3 Jahren nachweisen.
EK06
Sprachkompetenz der Schlüsselpersonen (nach EK05)
Der Projektleiter und Stv. Projektleiter erbringen zusammen die Kompetenz, fliessend in Deutsch und Französisch zu verhandeln – Der Projektleiter mindestens Sprachniveau C1 in Deutsch oder Französisch, der Stv. Projektleiter mindestens B2 in der anderen Sprache (Sprachniveau nach dem gemeinsamen Europäischer Referenzrahmen für Sprachen (GER) http://www.europaeischer-referenzrahmen.de/).
Die weiteren Personen, welche für den Einsatz in diesem Projekt vorgeschlagen werden, müssen mindestens ein Sprachniveau B2 oder vergleichbar nachweisen.
EK07
Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
EK08
Akzeptanz des Rahmenvertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit den Rahmenvertragsentwurf im Anhang 6 des Pflichtenhefts vorbehaltslos zu akzeptieren.
Insbesondere 12.4 Schutzrecht des Rahmenvertragsentwurfs ist zu akzeptieren.
EK09
Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand September 2016)
EK10
Akzeptanz der Termine
Bei einem allfälligen Zuschlag ist der Anbieter bereit und in der Lage, die Arbeit umgehend aufzunehmen.
EK11
Datenaustausch
Alle projektspezifisch erarbeiteten Dokumente, Bilder, Filme, Kartenausschnitte und Infografiken sind dem Auftraggeber im Quellcode (*.doc, *.xls, *.ppt, *pdf, *.jpg, *.mp4, *.mpeg, *.mov. usw.) zur eigenen Verwendung und Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die ordnungsgemäss erstellten Daten dem Auftraggeber abzugeben. Die Schlussrechnung wird erst zur Zahlung fällig, wenn der Beauftragte die verlangten Daten über das Projekt dem Auftraggeber sowohl in elektronischer als auch in Papierform abgegeben hat.
EK12
Einhaltung des Kostendachs inkl. MwSt.
Einhaltung des Kostendachs von CHF 4'500’000 über die Laufzeit von 4 Jahren und 6 Monate Grundauftrag; plus CHF 3'000’000 für die Optionen 1 Verlängerung Grundleistung plus CHF 3'000'000 für die Optionen 2 bis 4 Erhöhung Kostendach. Total Grundauftrag und Optionen CHF 10'500’000.
EK13
Enge Zusammenarbeit mit der Kommunikationsagentur
Der Anbieter verpflichtet sich mit der Kommunikationsagentur (separate Ausschreibung) während der gesamten Vertragslaufzeit eng zusammen zu arbeiten.
EK14
Verrechnung der Werbekosten
Die Agentur verpflichtet sich, die Triage für die finanzielle Geschäftsabwicklung mit den Medienpartnern zu übernehmen.
Die Vergabestelle rechnet die Kampagnen mit der Agentur ab, und nicht mit den einzelnen Medienpartnern.
Gewichtete Eignungskriterien (GEK):
GEK01
Motivationsschreiben
Der Anbieter legt in seinem Motivationsschreiben dar, weshalb er genau der richtige Auftragnehmer für dieses Mandat ist.
Max. 1 Seite A4
Punkte 100
GEK02
Überlegungen zur Aufgabe
Erwartet wird, dass der Anbieter seine Überlegungen zum Inhalt der Ausschreibung, zur Ausgangslage und zu den Herausforderungen darlegt. Der Anbieter stellt erste Überlegungen zur Konzeption und zur Umsetzung der Gesamtstrategie Media und der Mediaplanung auf an. Insbesondere geht er auf folgende Fragen ein:
- Welche strategischen Überlegungen und Entscheide sind für die Mediastrategie notwendig, damit das BAFU die Kommunikationsziele Biodiversität erreicht?
- Welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein, damit die Agentur und das BAFU die Ziele erreichen?
- Welche Ansätze für die Mediastrategie schlägt die Agentur als Fazit vor?
Max. 4 Seiten A4
Punkte 350
GEK03
Agenturportrait, personelle Ressourcen
Erwartet werden mindestens Angaben zu Gründung, Rechtsform und Leitbild; Organigramm und Anzahl Mitarbeitende total und je Abteilung sowie die Qualifikation der Führungskräfte.
Verlangt werden zudem Kennzahlen zur Personalfluktuation und Kundenfluktuation:
Personalfluktuation:
- durchschnittliche Anstellungsdauer der gesamten Belegschaft
- Prozent der Personen, die zum Zeitpunkt der Ausschreibung länger als 3 Jahre angestellt sind
Kundenfluktuation:
- Prozent aller Kundenbeziehungen, die zum Zeitpunkt der Ausschreibung 4 Jahre oder länger dauern.
Auf diesen allgemeinen Teil folgt die nachvollziehbare Dokumentation der in den Eignungskriterien verlangten Nachweise in dieser vorgegebenen Reihenfolge:
- Arbeitsbeispiele zu Qualifikation und Erfahrung der Agentur und eingesetzten Personen in Mediastrategie, Mediaplanung, Controlling (EK03)
- Zusammensetzung und Qualifikation des Teams und der Schlüsselpersonen, insbesondere deren Erfahrung (EK03, EK05), Sprachkompetenz (EK06)
Max. 10 Seiten A4
Punkte 300
GEK04
Ein detailliertes Arbeitsbeispiel
Erwartet wird ein detailliertes Arbeitsbeispiel (kann auch Arbeitsbeispiel aus EK03 sein). Dieses Beispiel sollte belegen können, dass der Anbieter fähig ist, einen Auftrag wie den vorliegenden auszuführen. Er wählt also ein Beispiel, das von der erbrachten Leistung und/oder vom Inhalt her vergleichbar ist.
Anhand dieses Beispiels soll auch belegt werden, dass die Mediaplanung in allen drei offiziellen Landessprachen vorgenommen werden kann. Falls dies nicht durch das Beispiel belegt werden kann, muss die Anbieterin zusätzlich noch erklären, wie sie diese Kompetenz sicherstellen kann.
Das Beispiel enthält mindestens folgende Angaben:
Angaben zum Produkt bzw. Marke etc., Bildmaterial (per Link oder im Anhang);
Zeitpunkt und Ort der Durchführung des Auftrags;
Umschreibung der erbrachten Leistungen;
Aufzeigen der Vergleichbarkeit / Relevanz für vorliegenden Auftrag.
Kann der Anbieter kein Beispiel vorweisen, welches alle Bewertungskriterien umfasst, so kann für den Nachweis ein zweites Beispiel beigezogen werden. In diesem Fall ist jedoch klar zu deklarieren, welche Bewertungskritierien Beispiel 1 und Beispiel 2 erfüllen.
Max. 5 Seiten A4
Punkte 200
GEK05
Aufbau des Antrages
Punkte 50
4
Zusätzliche Informationen
keine
Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand September 2016).
Abrufbar unter www.bbl.admin.ch – Rubrik Dokumentation – AGB
Bleiben vorbehalten. Die Bedarfsstelle führt nur dann Preisverhandlungen durch, wenn besondere Umstände wie die Klärung oder Konkretisierung der Anforderungen dies erfordern oder sie den Preis als unüblich erachtet.
Der Auftraggeber vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbietende, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer/innen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
Wird die Leistung im Ausland erbracht, so hat der/die Anbietende zumindest die Einhaltung der Kernübereinkommen der Internationalen Arbeitsorganisation nach Anhang 2a VöB zu gewährleisten.
Das Selbstdeklarationsblatt der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) „Selbstdeklaration der Anbieterin bzw. des Anbieters betreffend die Einhaltung von sozialen Mindestvorschriften“ ist unterzeichnet dem Teilnahmeantrag beizulegen.
Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.
Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.
www.simap.ch
Gegen diese Publikation kann gemäss Art. 30 BöB innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Publikation und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
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✘ Begleitung bei der Einführung
inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und
Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg
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