Ausschreibung 1346693: (23140) 805 Geschäftsstelle Energiespar-Alliance/Events EnergieSchweiz

Publiziert am: 7. Juli 2023

Bundesamt für Energie BFE

Siehe obenstehende Losbeschreibungen.


Auftraggeber: Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
Kategorie: Ausschreibung
Sprache: de
Abgabetermin: abgelaufen
Ort:

Ittigen bei Bern

Zeit für Fragen: abgelaufen
Tags:
  • 75100000: Dienstleistungen der Verwaltung
  • 98300000: Diverse Dienstleistungen
  • 79340000: Werbe- und Marketingdienstleistungen
  • 79000000: Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit
  • 75131000: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
  • 79416000: Öffentlichkeitsarbeit
  • 71314000: Dienstleistungen im Energiebereich
  • 79900000: Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen
  • 79950000: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
  • 98100000: Dienstleistungen von Organisationen und Vereinen
  • 79413000: Marketing-Beratung
  • 98130000: Diverse Dienstleistungen von Organisationen und Vereinen
  • 98113000: Dienstleistungen von Fachverbänden
  • 98111000: Dienstleistungen von Geschäftsverbänden
  • 98110000: Dienstleistungen von Geschäfts-, Berufs- und Fachverbänden
  • 79411100: Beratungsdienste im Bereich Wirtschaftsförderung
Gruppen:
  • AE: Architektur- und Ingenieurwesen
  • C: Consulting
Untergruppen:
  • AE-E: Ingenieurwesen
  • C-C: Consulting
(gemäss Klassifizierung it-beschaffung.ch)
Lots :
  • Lot 1:

    Für Los 1 wird ein Dienstleister gesucht, der die Geschäftsstelle (Geschäftsstelle Energiespar-Alliance) und das Stakeholdermanagement der Energiespar-Alliance übernimmt, führt/betreibt und weiterentwickelt.

  • Lot 2:

    Für Los 2 werden drei Dienstleister gesucht, welche Events in Zusammenhang mit dem vorliegenden Auftrag und weiteren Projekten und Initiativen vom BFE im Rahmen des Programms EnergieSchweiz planen, organisieren und durchführen.

Andere Sprachen:

Zeitplan

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:

Datum Ereignis Kommentar
7. Juli 2023 Publikationsdatum
7. Juli 2023 Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab

Die Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend.
Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.

21. Juli 2023 Frist für Fragen

Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.

16. August 2023 Abgabetermin 23:59

Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 9.1.4.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter.
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden.

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.

22. August 2023 Offertöffnung

Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 9.1.4.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter.
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden.

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.

1. November 2023 Geplanter Projektstart
31. Mai 2026 Geplantes Projektende

Lot-Information

Generell:
Aufteilung in Lose Angebote sind für alle Lose möglich

1: Für Los 1 wird ein Dienstleister gesucht, der die Geschäftsstelle (Geschäftsstelle Energiespar-Alliance) und das Stakeholdermanagement der Energiespar-Alliance übernimmt, führt/betreibt und weiterentwickelt.
  • Aufteilung in Lose
  • Angebote sind für alle Lose möglich
  • Die Weiterführung der Energiespar-Alliance gehört zum Massnahmenbündel der Departemente UVEK und WBF zur Entspannung der Energieversorgungslage im Hinblick auf den Winter 2023/24. Sie strebt weiterhin die Mobilisierung der Wirtschaftsakteure, der Zivilgesellschaft und der öffentlichen Hand (Kantone, Städte und Gemeinden) an, als unabdingbare Unterstützung der Kommunikationskampagne, Verbreitung der Kampagne und somit Erhöhung der Wirkung der Kommunikationskampagne durch die Umsetzung von freiwilligen, kurz- bis mittelfristig wirksamen Energieeffizienzmassnahmen.
  • Projektdauer von 01.11.2023 bis 31.05.2026
  • Auftrag kann verlängert werden.
  • Bemerkung:

    Einzelverträge werden grundsätzlich auf die Dauer von einem Jahr abgeschlossen. Dies bedeutet, dass Einzelverträge über die Dauer des vorliegenden Rahmenvertrages hinaus vereinbart werden können.

Zuschlagskriterien

Gewichtung Kriterium
30% ZK 01 Preis
20% ZK 02 Auftragsanalyse
10% ZK 03 Referenzen
15% ZK 04 Projektteam
20% ZK 05 Zusätzliche Erfahrung
2% ZK 06 Nachhaltigkeit
3% ZK 07 Qualität des Angebots

Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 1.1, 2.1, 9, 10 und 11 der Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.



2: Für Los 2 werden drei Dienstleister gesucht, welche Events in Zusammenhang mit dem vorliegenden Auftrag und weiteren Projekten und Initiativen vom BFE im Rahmen des Programms EnergieSchweiz planen, organisieren und durchführen.
  • Aufteilung in Lose
  • Angebote sind für alle Lose möglich
  • Mit dem vorliegenden Mandat sucht EnergieSchweiz eine Geschäftsstelle, welche die Planung und Durchführung von Anlässen von EnergieSchweiz effizient gestaltet und mit aktiven Vorschlägen und Innovationen die Zufriedenheit der Gäste erhöht und die Attraktivität der Anlässe steigert. Von dieser Koordination werden Effizienzgewinne durch eingespielte Prozesse und gemeinsame Erkenntnisse zu den verschiedenen Komponenten dieser Tagungen (Programme, Einladungen etc.) erwartet.
  • Projektdauer von 01.11.2023 bis 31.12.2030
  • Auftrag kann verlängert werden.
  • Bemerkung:

    Einzelverträge werden grundsätzlich auf die Dauer von einem Jahr abgeschlossen. Dies bedeutet, dass Einzelverträge über die Dauer des vorliegenden Rahmenvertrages hinaus vereinbart werden können.

Zuschlagskriterien

Gewichtung Kriterium
30% ZK 01 Preis
35% ZK 02 Referenzen
15% ZK 03 Projektteam
15% ZK 04 Zusatzleistungen
2% ZK 05 Nachhaltigkeit
3% ZK 06 Qualität des Angebots

Die detaillierten Zuschlagskriterien sind in den Anhängen 1.2, 2.2, 9, 10 und 11 der Ausschreibungsunterlagen ersichtlich.



Zulassungsbedingungen

Bietergemeinschaften:

Nicht zugelassen.

Eignungskriterien:

Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.

Geforderte Nachweise:

Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.

EK01 - alle Lose
Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbietern aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.

EK02 - Los 1
Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in Projekten, um den vorliegenden Auftrag in hoher Qualität umzusetzen. Als Nachweis belegt er anhand von 2 Referenzen in den letzten 5 Jahren (bis Mitte 2023), welche folgende Anforderungen erfüllen, dass er über die entsprechende Erfahrung verfügt:
- Art des Auftrages: Koordination, Führung und Pflege eines Netzwerkes mit Vertretern aus mind. zehn unterschiedlichen Organisationen. Das Netzwerk verfolgt/verfolgte dabei das Ziel, ein definiertes Thema bekannt zu machen und/oder Entwicklungen in einer Zielgruppe anzustossen.
- Inhalt des Auftrages: Inhaltliche Konzeption und Gestaltung des betreuten Programms, Mitgliedermanagement, Kommunikation, Moderation, etc.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang 07) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK02 - Los 2
Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in Projekten, um den vorliegenden Auftrag in hoher Qualität umzusetzen. Als Nachweis belegt er anhand von 4 abgeschlossenen Referenzen in den letzten 5 Jahren (bis Mitte 2023), welche folgende Anforderungen erfüllen, dass er über die entsprechende Erfahrung verfügt:
- Art des Auftrages: Konzipierung, Planung und Umsetzung von physisch durchgeführten Events und Veranstaltungen im beruflichen Kontext (Einbezug von Stakeholdern, Networking)
- Umfang des Auftrages: Veranstaltung ab 50 Gästen
- bei einem vergleichbaren Auftraggeber (Unternehmen aus der Privatwirtschaft ab 100 MA, Bundesverwaltung, Verbände oder anderen öffentlich-rechtlichen Institutionen).
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang 07) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK03 - alle Lose
Personelle Ressourcen
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK04 - alle Lose
Eskalationsstufe
Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (nicht der/die SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und Entscheide herbeiführen kann.
Nachweis

EK05 - alle Lose
Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter bzw. vom Subunternehmen zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK06 - alle Lose
Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
- die Beschaffung von Gütern (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
- Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB. Anbieter, die Änderungen (Ergänzungen/Anpassungen) anbringen, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK07 - alle Lose
Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 12.1 und/oder 12.2 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK08 - alle Lose
Nachweis Subunternehmer
Der Anbieter bestätigt, dass er die Gesamtverantwortung für den Auftrag übernimmt sowie die charakteristischen Grundleistungen selbst erbringt, insbesondere im Falle, dass er zur Leistungserfüllung Subunternehmer beizieht.
Nachweis
Sofern er Subunternehmer einsetzt, nennt der Anbieter Name und vorgesehenes Tätigkeitsfeld dieser/s Unternehmen/s im vorliegenden Auftrag.

EK09 - alle Lose
Kooperation bestehende Partnern Bedarfsstelle
Der Anbieter bestätigt seine Bereitschaft zur engen Kooperation mit dem BFE und den Partnern des BFE.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK10 - alle Lose
Sitzungsort
Der Anbieter bestätigt, den Standort des BFE (Pulverstrasse 13, 3063 Ittigen) als Sitzungsort zu akzeptieren und dort an den vereinbarten Sitzungen und Meetings teilzunehmen (max. ca. 1 Sitzung à je ca. 2h pro Monat).
Sitzungen und Sitzungsart (vor Ort, hybrid oder remote) werden nach Bedarf und gemäss Notwendigkeit zwischen den Vertragsparteien vereinbart.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK11 - alle Lose
Terminliche Leistungsfähigkeit
Der Anbieter bestätigt, dass er die vereinbarten Dienstleistungen termingerecht bereitstellen wird.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK12 - alle Lose
Datenaustausch
Alle projektspezifisch erarbeiteten Dokumente, Bilder, Filme, Kartenausschnitte und Infografiken sind dem Auftraggeber im Quellcode (*.doc, *.xls, *.ppt, *pdf, *.jpg, *.mp4, *.mpeg, *.mov. usw.) zur eigenen Verwendung und Bearbeitung zur Verfügung zu stellen. Der Anbieter verpflichtet sich, die finalen Daten im offenen Format während und nach Abschluss des Projekts zur Verfügung zu stellen. Falls dafür Kosten anfallen, sind diese im Angebot einzukalkulieren.
Nachweis
Einreichung der rechtsgültig unterzeichneten Selbstdeklaration für das Überlassen von Nutzungs- und Urheberrechten (Anhang 06).

EK13 - alle Lose
Layout und CI/CD Bund und BFE
Der Anbieter bestätigt, das CI/CD der Bundesverwaltung und des BFE bei der Produktion jedweder relevanten Erzeugnisse (Präsentationen, Newsletter etc.) einzuhalten.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

Zusätzliche Informationen

Geschäftsbedingungen:

Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für:
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
- die Beschaffung von Gütern (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
- Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html

Grundsätzliche Anforderungen:

Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.

Sonstige Angaben:

Kreditvorbehalt: Vorbehalten bleiben die jährlichen Kreditanträge und -beschlüsse der zuständigen Organe des Bundes zu Voranschlag und Finanzplan.

Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Offizielles Publikationsorgan:

www.simap.ch

Rechtsmittelbelehrung:

Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.


Kontakt

Bundesamt für Energie BFE
Fellerstrasse 21
3003 Bern
E-Mail-Adresse:  
beschaffung.wto@bbl.admin.ch