Bis zum heutigen Datum mussten aufgrund von unvorhergesehenen aber notwendigen Leistungsergänzungen im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz sowie bei der Integration der Leistungen in das Weitbereichsnetz des Kantons Bern zusätzliche Leistungen bei der xcentric eingekauft werden. Da der Bedarf für den Ausbau der Online-Formulare für den gesamten Kanton Bern im Rahmen der Outsourcing-Strategie «Web» ebenfalls angestiegen ist, hat das KAIO darüber hinaus zusätzlich die Funktion «Event-Anmeldungen» via Erweiterungsmodul «JAXEvent» der xcentric beschafft. Das KAIO wird für diese Folgeaufträge bis Ende 2017 rund CHF 404'600 exkl. MWST ausgegeben und das ursprünglich geschätzte Auftragsvolumen somit um CHF 165'200 exkl. MWST überschritten haben.

Das KAIO rechnet sodann anhand der neu hinzugekommenen, wiederkehrenden Kosten im Bereich Support und Weiterentwicklung nochmals mit weiteren Ausgaben von CHF 634'500 exkl. MWST für die Zeit von 2018 bis 2020.

Gemäss Art. 7 Abs. 3 Bst. c der Verordnung vom 16. Oktober 2016 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV, BSG 731.21) kann ein Auftrag freihändig vergeben werden, wenn auf Grund der technischen Besonderheiten des Auftrags nur eine Anbieterin oder ein Anbieter in Frage kommt. Sodann ist gemäss Bst. f a.a.O. eine freihändige Vergabe u.a. dann zulässig, wenn die Ergänzung und Erweiterung bereits erbrachter Leistungen der ursprünglichen Anbieterin oder dem ursprünglichen Anbieter vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Kontinuität der Leistungen gewährleistet ist. Zuletzt ist gemäss Bst. g a.a.O. die freihändige Vergabe u.a. möglich, wenn sich die neu zu vergebenden Leistungen auf einen Grundauftrag beziehen, der im Einladungsverfahren vergeben worden ist und bei dem die Möglichkeit einer freihändigen Vergabe von Folgeaufträgen in den Ausschreibungsunterlagen enthalten war.

Die Leistungsergänzungen im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz sowie der Integration der Leistungen in das Weitbereichsnetz des Kantons Bern stellten für das korrekte Funktionieren von «JAXForms» eine rechtliche und technische Voraussetzung dar. Damit die Benutzung der Software rechtskonform erfolgen konnte, mussten diese einmaligen Aufträge zwingend der ursprünglichen Anbieterin vergeben werden, weil nur damit die Kontinuität ihrer Leistungen gewährleistet werden konnte (ad Art. 7 Abs. 3 Bst. f ÖBV). Ebenfalls hat sich das KAIO in Ziffer 1.5 der Ausschreibungsunterlagen vorbehalten, Folgeaufträge an die xcentric zu vergeben (ad Bst. g a.a.O.).

Die Erweiterung «JAXEvent» baut sodann auf die Funktionen von «JAXForms» auf, in dessen Backend Ereignisse wie bspw. Sitzungen erstellt und administriert werden können. Auf eine andere technische Basis als «JAXForms» kann «JAXEvent» nicht aufgesetzt werden, womit aufgrund der technischen Besonderheiten nur die xcentric als Anbieterin in Frage kam (ad Art. 7 Abs. 3 Bst. c ÖBV). Im selben Sinne kann deshalb auch nur die xcentric gewährleisten, dass die Leistungen weiterhin kontinuierlich erbracht werden können. Es wäre aus finanzieller Sicht nicht nachvollziehbar gewesen, die Funktion «Event-Anmeldungen» von einer anderen Anbieterin oder einem anderen Anbieter erbringen zu lassen, ist doch die xcentric bereits die Leistungserbringerin für die zentrale Online-Formularlösung des Kantons Bern (ad Bst. f a.a.O.). Auch hier ist zudem festzuhalten, dass sich das KAIO in Ziffer 1.5 der Ausschreibungsunterlagen vorbehalten hat, Folgeaufträge an die xcentric zu vergeben (ad Bst. g a.a.O.).

Aus diesen Gründen war und ist die freihändige Vergabe aller genannten Folgeaufträge an die xcentric zulässig. Die genannten Leistungen werden voraussichtlich im Jahr 2020 mit Blick auf einen neuen Vertrag per 01.01.2021 allesamt neu beschafft.