Ausschreibung 941503: Cloud@HR

Publiziert am: 18. November 2016

Die Schweizerische Post AG

Dans le cadre de cet appel d’offres public et du projet «Cloud@HR», des prestataires adaptés, satisfaisant aux meilleures conditions économiques possibles les spécifications du groupe telles qu’elles figurent dans le cahier des charges de l’outil de soumission en ligne DecisionAdvisor, doivent être évalués. Les soumissionnaires font une offre pour les prestations demandées, parmi lesquelles en particulier la cession d’usage d’une suite de solutions logicielles de gestion des talents et l’octroi des droits d’utilisation qui y sont liés relatifs à la propriété intellectuelle et à la fourniture de prestations (prestations de mise en œuvre, support). En nous inspirant de notre vision et de sa devise «Simplicité et système - La Poste.», l’utilisation de la gestion des talents doit être simple et souple, tout en répondant aux exigences souhaitées de manière aussi complète que possible.

L’acquisition doit permettre d’atteindre notamment les objectifs suivants:

Logiciel:
Mise en œuvre d’une suite de logiciels de gestion des talents en exploitation SaaS (Cloud) sous forme hybride avec SAP ERP HCM OnPremise. Les applications RH existent déjà sur SAP HCM OnPremise et doivent désormais être complétées en combinaison avec la suite de gestion des talents (applications RH) «Talent Hybrid» sur le Cloud. Les objectifs partiels à ce sujet sont les suivants:

▪ construction modulaire des unités de processus partiel, c’est-à-dire introduction individuelle de processus toutefois intégrés entre les processus partiels et la maintenance des données de base OnPremise avec répartition dans les processus partiels.
▪ rationalisation et optimisation des processus de gestion des talents
▪ accès possible indépendamment du lieu avec différents appareils
▪ économies de coûts
▪ conseil / savoir-faire
Sélection d’un partenaire de mise en œuvre qui sera en mesure d’introduire avec succès la solution de gestion des talents sur une base de Cloud en commun avec la Poste
▪ support et maintenance de la solution par le partenaire logiciel
▪ entretien de la solution logicielle par le partenaire de mise en œuvre

La fourniture des prestations suivantes fait partie intégrante de l’achat:
- Mise en œuvre des solutions logicielles suivantes dans l’exploitation SaaS / Cloud dans les processus de la Poste et conseils de mise en œuvre. Les travaux correspondants sont exécutés sur demande expresse de la Poste, étant entendu qu’il convient de prendre en compte les capacités indiquées par le soumissionnaire. Les travaux suivants sont:
o Interface (importation et exportation) avec SAP ERP HCM pour l’exploitation onPremise (système principal dans le traitement des données personnelles de base)
o Migration des données existantes, qui seront transférées de l’exploitation onPremise à l’exploitation Cloud
o Intégration dans les solutions internet / intranet existantes du groupe Poste
o Formation

- Cession d’usage de la suite de gestion des talents (également appelée ci-après dans les documents de l’appel d’offre «solution Cloud», «suite de produits» ou «solution offerte par le soumissionnaire») dans l’exploitation SaaS / Cloud (exploitation logicielle) pour les processus / modules suivants, incluant l’octroi de licences pour tous les éventuels droits d’utilisation qui y sont liés relatifs à la propriété intellectuelle (également en ce qui concerne les éventuels développements / releases de la solution Cloud ou des processus / modules, ainsi que le manuel de l’utilisateur) au moins jusqu’au 31 décembre 2025 avec quatre options de prolongation d’un an jusqu’à 4 ans maximum pour la Poste. La cession d’usage / l’octroi de licences, etc., et l’indemnité correspondante prennent effet de manière échelonnée par processus / module.

Gestion des candidatures
Grâce à la gestion des candidatures par voie électronique, le traitement des candidatures devient sensiblement plus rapide et plus confortable. Dans l’idéal, un système d’e-Recruiting compose l’ensemble du workflow de recrutement. Ceci comprend la mise au concours de postes et l’ensemble de la communication entre l’entreprise et le/la candidat/e, jusqu’à la fin du processus de recrutement de personnel. Le cycle électronique complet du personnel débute sur l’interface électronique d’une entreprise pour les collaborateurs potentiels - site des carrières dans l’entreprise ou mise au concours d’un poste sur un portail d’emplois en ligne. Ces méthodes sont complétées par la mise en ligne d’annonces sur des sites web, soit parce qu’elles se rapportent au thème, soit parce qu’elles attireront le trafic correspondant. Il peut s’agir d’annonces pour des spécialistes de l’informatique dans l’édition en ligne d’un journal spécialisé, ou de l’utilisation d’un article technique comme cadre pour une annonce. Cela permet d’atteindre aussi les candidats latents, alors que le marché des emplois en ligne ne correspond qu’aux personnes en recherche active. Dans les deux cas, l’objectif est de saisir les données personnelles des candidats.

o Learning Management
Une plateforme d’apprentissage ou Learning Management System (LMS) est un système logiciel complexe qui sert à mettre à disposition des contenus didactiques et à organiser les procédures d’apprentissage. Une des missions importantes d’un environnement d’apprentissage web est entre autres la communication entre les personnes en formation et les formateurs. Cette plateforme constitue donc une interface entre le prestataire de formation et la personne en formation. Il ne s’agit pas de contenus de formation bruts proposés sur internet, comme les sites ou portails internet normaux. L’avantage d’un LMS est donc l’allègement de l’exploitation de la formation, la régulation du flux d’information, la simplification de l’apprentissage et la prise en charge de nombreuses tâches de gestion. L’environnement d’apprentissage contient des outils communs pour élaborer, communiquer et gérer les contenus de formation ainsi que pour gérer les offres de formation sur Internet et pour évaluer les personnes en formation. Le système permettra le suivi (tracking) et le compte-rendu du processus individuel de formation. Le formateur et la personne en formation communiquent avec ce système via leur navigateur web habituel, sans devoir installer de logiciel supplémentaire.

o Gestion des talents
La Gestion des talents désigne l’ensemble des mesures de politique du personnel prises au sein d’une organisation en vue d’assurer à long terme que les rôles et fonctions clés sont occupés par des personnes appropriées. La gestion des talents est un segment de la gestion des ressources humaines qui se tourne vers les groupes cibles importants pour le succès de l’entreprise pour laquelle il existe aussi en même temps un besoin en main-d’œuvre élevé. En conséquence, définir l’ordre de priorité des groupes cibles est le plus souvent la première étape lors du développement d’un système de gestion des talents.

o Gestion de la performance
Le terme de gestion de la performance désigne la gestion d’une organisation dont la tâche est de piloter la fourniture de prestations. Le temps de fourniture de prestations et la mobilisation de ressources qui en découle sont mesurés et pilotés. Le résultat doit être une évaluation du travail fourni (prestation par temps). L’objectif de l’approche de la gestion de la performance est une mesure, un pilotage et un contrôle systématique et pluridimensionnel de la performance, ainsi que la poursuite de divers objets d’utilisation ou de niveaux de prestation (collaborateurs, équipes, services, processus) dans l’objectif d’une amélioration permanente des prestations individuelles et de la performance de l’entreprise.

o Gestion de la rémunération
La gestion de la rémunération est également connue sous le nom de Compensation Management. Il s’agit d’une tâche stratégique de la gestion du personnel qui reflète la politique de rémunération d’une entreprise. Cela comprend la planification, le pilotage et la gestion de la rémunération des collaborateurs et le développement de la structure des salaires dans l’entreprise. L’objectif est d’organiser une entreprise de manière compétitive tout en essayant d’attirer, de motiver et de fidéliser les talents performants. Avec une stratégie de rémunération sophistiquée, une entreprise peut se démarquer de la concurrence et se positionner de façon unique. Pour la solution Cloud, nous nous basons sur les négociations salariales annuelles, les paiements uniques et les rémunérations variables. La rémunération effective est faite par le biais des salaires de SAP ERP HCM.

o Planification de la relève (option)
La planification de la relève est un instrument du domaine des ressources humaines qui a pour objectif de garantir la relève des postes de management, le plus souvent à des niveaux de management élevés. Les formes modernes de planification de la relève et de gestion de la relève consistent en une série de mesures qui découlent les unes des autres. Elles comportent tout d’abord l’identification des postes clés. On essaie, à l’aide de l’estimation des risques, d’évaluer pour chaque poste clé la vraisemblance d’une vacance pour une période déterminée (notamment en raison des fluctuations, des mises à la retraite...). Dans le cadre de l’identification interne des talents, les collaborateurs qui possèdent le potentiel à long terme pour occuper les postes clés avec succès sont détectés. Les candidats ainsi repérés seront alors préparés à ces postes clés dans le cadre de mesures de développement personnel.

o OnBoarding (option)
OnBoarding désigne l’embauche (ou le recrutement de personnel) et l’emploi de nouveaux collaborateurs par une entreprise et surtout l’ensemble des mesures qui encouragent l’intégration. L’objectif du processus d’OnBoarding doit être de soutenir les supérieurs, les conseillers RH et les collaborateurs au cours des différentes phases. Les premières expériences positives donnent le soutien moral qui permet de traiter les premières déceptions. Réussir son identification à la culture d’entreprise peut constituer une première étape. Au cours des étapes ultérieures, il faut expliquer les procédures et indiquer les attentes des supérieurs Il faut ensuite communiquer les objectifs poursuivis par l’entreprise avec l’emploi du collaborateur et soutenir l’intégration dans la trame sociale de l’entreprise.

- Interface (importation et exportation) avec SAP ERP HCM pour l’exploitation onPremise (système principal dans le traitement des données personnelles de base)
- Migration des données existantes, qui seront transférées de l’exploitation onPremise à l’exploitation Cloud
- Entretien, maintenance et support de la solution Cloud et des interfaces (importation et exportation) avec SAP ERP HCM pour l’exploitation onPremise mises en œuvre pendant toute la durée d’utilisation.

La solution doit inclure les processus / modules énumérés plus bas. La gestion des candidatures, la gestion de la formation, la gestion des talents, la gestion de la performance et la gestion de la rémunération au minimum doivent déjà aujourd’hui être utilisées de façon standard par les clients comme solution Cloud, la planification de la relève et l’OnBoarding ne sont pas imposées.

Le cadre quantitatif de la Poste est le suivant (estimation, état octobre 2016):

Nombre d’utilisateurs (approximatif) et de collaborateurs/candidats à gérer par module:

Processus / module: Gestion des candidatures nombre d’utilisateurs: 5000 / Nombre de collaborateurs/candidats gérés: 50 000
Processus / module: Gestion de la formation nombre d’utilisateurs: 20 000 / nombre de collaborateurs / candidats gérés: 50 000
Processus / module: Gestion des talents nombre d’utilisateurs: 20 000 / nombre de collaborateurs / candidats gérés: 20 000
Processus / module: Gestion de la performance nombre d’utilisateurs: 20 000 / nombre de collaborateurs / candidats gérés: 50 000
Processus / module: Gestion de la rémunération nombre d’utilisateurs: 5000 / Nombre de collaborateurs/candidats gérés: 50 000
Processus / module: Planification de la relève (option) nombre d’utilisateurs: 50 / nombre de collaborateurs / candidats gérés: 400
Processus / module: OnBoarding (option) nombre d’utilisateurs: 5000 / Nombre de collaborateurs/candidats gérés: 50 000

Poste CH SA insiste sur le fait que les quantités mentionnées sont des quantités indicatives devant servir de base aux offres des soumissionnaires. Elle se réserve expressément le droit de modifier ces quantités.

Conditions-cadres obligatoires
La Poste n’écarte pas la possibilité d’exploiter à moyen terme une solution Cloud intégrale. Pour cette raison, outre la suite de gestion des talents, le prestataire Cloud doit également satisfaire aux exigences relatives aux fonctionnalités de base (maintenance des données de base, gestion de l’organisation, salaires dans une version adaptée à la Suisse et gestion du temps de travail), ou expliquer que ces fonctionnalités sont prévues et opérationnelles sur une feuille de route des produits (horizon de 3 ans). Cette exigence est détaillée en tant que spécification technique et est à considérer comme une condition-cadre et non comme un objet d’achat.

Zeitplan

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:

Datum	Ereignis	Kommentar
18. November 2016	Publikationsdatum
None	Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab	selon les documents de soumission
1. Dezember 2016	Frist für Fragen	Les questions du soumissionnaire relatives à la procédure ou aux documents de soumission doivent être placés directement sur la plateforme d’appel d’offres simap d’ici le 01.12.2016. Aucun renseignement ne sera communiqué verbalement ou par téléphone. Les réponses aux questions seront publiées directement sur la plateforme d’appel d’offres simap le 13.12.2016. Passé cette date, il ne sera plus répondu à aucune question.
11. Januar 2017	Abgabetermin 12:00	Pour respecter le délai imparti, l’offre doit parvenir dans son intégralité à l’adresse indiquée à la date fixée; des indications par e-mail ou par fax ne suffisent pas. Le dépôt d’une offre par voie postale à la date fixée (cachet postal) ne suffit pas pour respecter le délai imparti. Les offres réceptionnées hors délai ne seront pas prises en compte
11. Januar 2017	Offertöffnung	Pour respecter le délai imparti, l’offre doit parvenir dans son intégralité à l’adresse indiquée à la date fixée; des indications par e-mail ou par fax ne suffisent pas. Le dépôt d’une offre par voie postale à la date fixée (cachet postal) ne suffit pas pour respecter le délai imparti. Les offres réceptionnées hors délai ne seront pas prises en compte
None	Geplanter Projektstart
None	Geplantes Projektende

Zuschlagskriterien

Gewichtung	Kriterium

Zulassungsbedingungen

Zusätzliche Informationen