Während der Phase Konzept, im Januar 2015, beschloss die Generalsekretärenkonferenz als Projektausschuss, nach der Beschaffung einen Pilotbetrieb durchzuführen und erst danach den Entscheid über die definitive Einführung des neuen GEVER-Systems zu fällen. Zudem zeigte sich, dass die ursprüngliche Absicht, die Projektleitung direkt nach der Beschaffung einer ggf. weniger qualifizierten Projektleitung zu übergeben, nicht umsetzbar war, weil sich das Projekt technisch und organisatorisch komplexer als erwartet gestaltete - unter anderem wegen den anspruchsvollen und heterogenen Anforderungen und Stakeholdern, und der Vermischung von Projekt- mit verwaltungsorganisatorischen Fragestellungen. Dies machte es erforderlich, den externen Projektleiter auch für den Pilotbetrieb und bis zum Ende der Phase Konzept einzusetzen.

Für die damit erforderlichen zusätzlichen PL-Leistungen schloss das KAIO mit Inneco einen weiteren Vertrag mit einem Kostendach von CHF 240'000 exkl. MwSt ab. Dies erfolgte aus folgenden Gründen im freihändigen Verfahren: Gemäss Art. 7 Abs. 3 Bst. c und f der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV, BSG 731.21) ist eine freihändige Vergabe zulässig, wenn auf Grund der technischen Besonderheiten des Auftrags nur eine Anbieterin oder ein Anbieter in Frage kommt, oder wenn Ersatz, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen der ursprünglichen Anbieterin oder dem ursprünglichen Anbieter vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Austauschbarkeit mit schon vorhandenem Material oder die Kontinuität der Dienstleistungen gewährleistet ist. Diese Voraussetzungen waren erfüllt, weil eine PL-Ausschreibung und ein Handwechsel mitten in der Phase Konzept zu nicht hinnehmbaren Verzögerungs- und anderen Projektrisiken geführt hätte. Insbesondere würde der oder dem neuen PL das in den bisherigen Phasen aufgebaute, unverzichtbare Know-how über das Projekt und sein Umfeld fehlen, und es könnte nur mit wesentlichen Verzögerungen oder Lücken wieder aufgebaut werden, was angesichts der dargelegten unerwartet hohen Komplexität des Projekts und den anstehenden vorgezogenen Einführungstätigkeiten für die Pilotphase äusserst risikoreich gewesen wäre.

Diese freihändige Beschaffung wurde nicht publiziert, weil der dafür massgebliche Schwellenwert des offenen bzw. selektiven Verfahrens (Art. 6 Abs. 2 des Gesetzes vom 11. Juni 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen, ÖBG, BSG 731.2) von CHF 250'000 exkl. MwSt (Anhang 1 Bst. a IVöB) nicht erreicht war. Für die Bestimmung des Auftragswertes war es auch nicht erforderlich, die Kostendächer des ersten und des zweiten Vertrags mit Inneco zusammenzurechnen, weil der zweite Auftrag aus Gründen vergeben wurde, die sich erst während dem Projekt verwirklicht haben und in dieser Form nicht vorhersehbar waren. Der Verzicht auf die Zusammenrechnung verletzte daher nicht Art. 2 ÖBV, wonach ein Auftrag nicht in der Absicht aufgeteilt werden darf, die Schwellenwerte nach Art. 3 ÖBG zu unterschreiten.

Jetzt, im August 2016, zeigt sich, dass das Kostendach des zweiten Vertrags mit Inneco um CHF 192'000 auf total 432'000 inkl. MwSt erhöht werden muss. Dies ist erforderlich, um Mehraufwand der Projektleitung infolge von im Pilotbetrieb anfallenden Zusatzarbeiten und -anforderungen abzudecken. Weil damit der Schwellenwert des offenen bzw. freihändigen Verfahrens überschritten wird, ist die freihändige Vergabe, die aus den vorstehend angeführten Gründen weiterhin zulässig ist, hier zu publizieren. Das KAIO beabsichtigt weiterhin, den Auftrag für die nach dem Abschluss der Phase Konzept (inkl. Pilotbetrieb) von ca. 2017 bis 2022 anfallenden PL-Dienstleistungen öffentlich auszuschreiben.