Ausschreibung 1241725: (22024) 101 Raumreservationen und Besucher-/Eventmanagement

Publiziert am: 28. Januar 2022

Parlamentsdienste, Infrastruktur / IT

Die Parlamentsdienste sind u.a. die Drehscheibe zwischen der Bundesversammlung einerseits und dem Bundesrat, weiteren Behörden und der Öffentlichkeit andererseits. Entsprechend planen und organisieren die Parlamentsdienste die Sessionen der eidgenössischen Räte und die Sitzungen der parlamentarischen Kommissionen.
Zur Wahrnehmung dieser Aufgaben benötigen die Parlamentsdienste für die Verwaltung der Kommissions- und Sitzungszimmerreservationen (Raumreservationen) sowie für das Besucher-, Event- und Veranstaltungsmanagement eine oder mehrere geeignete Softwarelösung(en).
Bereits heute sind Lösungen dafür im Einsatz, die nun abgelöst werden müssen. Als zentrales Element soll die Steigerung der Benutzerfreundlichkeit des Reservationsprozesses für sämtliche Akteure zugrunde liegen. Dabei soll die Besucherfreundlichkeit optimiert und bestmöglich mit den Bedürfnissen der Sicherheit im Einlassprozess in das Parlamentsgebäude in Einklang gebracht werden.


Auftraggeber: Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
Kategorie: Ausschreibung
Sprache: de
Abgabetermin: abgelaufen
Ort:

Projekt: Bern / Fernzugriff
Betrieb: SaaS

Zeit für Fragen: abgelaufen
Tags:
  • 72000000: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Gruppen:
  • IT: IT
Untergruppen:
  • IT-SV: IT Services
(gemäss Klassifizierung it-beschaffung.ch)
Andere Sprachen:

Zeitplan

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:

Datum Ereignis Kommentar
28. Januar 2022 Publikationsdatum
28. Januar 2022 Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab

Die Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend.
Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.

11. Februar 2022 Frist für Fragen

Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.

11. März 2022 Abgabetermin 23:59

Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter.
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden.

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen.
Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.

17. März 2022 Offertöffnung

Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter.
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden.

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen.
Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.

1. Juni 2022 Geplanter Projektstart
31. Dezember 2034 Geplantes Projektende

Zuschlagskriterien

Gewichtung Kriterium
3'500 Punkte, 35 % ZK 1 Preis
3'000 Punkte, 30 % ZK 2 Erfüllung Kann-Anforderungen
500 Punkte, 5 % ZK 3 Angebotsbeschreibung
2'000 Punkte, 20 % ZK 4 Referenzen
1'000 Punkte, 10 % ZK 5 Anbieterpräsentation

Zulassungsbedingungen

Bietergemeinschaften:

Nicht zugelassen.

Eignungskriterien:

Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.

Geforderte Nachweise:

Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.

EK 01
Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Die Anbieterin verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbieterinnen aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbieterinnen aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.

EK 02
Erfahrung
Die Anbieterin verfügt über genügend Erfahrung in Projekten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Sie weist diese Erfahrung anhand von mindestens 2 Referenzen in den letzten 5 Jahren nach.
Um die Referenzen hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichen zu können, muss jeder Referenzauftrag folgende Kriterien erfüllen:
- Umsetzung als Software as a Service
- Umsetzung einer kombinierten Lösung für Raumreservationen und Besucher-/ Eventmanagement für mind. 10 Räume und 1'000 Besucher pro Jahr
- Zum Zeitpunkt der vorliegenden Ausschreibung befindet sich die Lösung seit mind. 12 Monaten im produktiven Einsatz
Referenzauskünfte über von der Anbieterin für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Beilage 8) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK 03
Personelle Ressourcen
Die Anbieterin verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der für den Auftrag eingesetzten personellen Ressourcen.

EK 04
Ansprechpartner
Die Anbieterin verfügt über einen Ansprechpartner (single point of contact, SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Koordinaten, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter des SPOC.

EK 05
Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen (inkl. Support)
Die Anbieterin ist bereit, Schlüsselpersonen (inkl. Support) einzusetzen, die in deutscher oder französischer Sprache (mündlich und schriftlich mind. B2 entsprechend "Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen für Sprachen") kommunizieren und die Projektergebnisse und Dokumentationen in deutscher Sprache erstellen und abliefern können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen und Angabe von Name, Vorname, Koordinaten und Funktionsbezeichnung.

EK 06
Personensicherheitsüberprüfung
Die Anbieterin ist bereit, auf erstes Verlangen des Auftraggebers die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und nach Abschluss des Beschaffungsvertrages einer Personensicherheitsprüfung gemäss der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4) zu unterziehen. Nähere Informationen sind unter www.vbs.admin.ch/de/sicherheit/integrale-sicherheit.html zu finden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung der Anbieterin.

EK 07
Ersatz von Mitarbeitenden
Die Anbieterin ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der von der Anbieterin zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat die Anbieterin diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob die Anbieterin verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Die Anbieterin ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung der Anbieterin.

EK 08
Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Beschaffung und Pflege von Standardsoftware (Ausgabe 2010, Stand Januar 2021, Beilage 25 des Pflichtenhefts);
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Werkverträge im Informatikberich und die Pflege von Individualsoftware (Ausgabe 2010, Stand Januar 2021, Beilage 26 des Pflichtenhefts);
- die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Informatikdienstleistungen (Ausgabe 2010, Stand Januar 2021, vgl. Beilage 27 des Pflichtenhefts); oder
- die ergänzenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Parlamentsdienste (Beilage 28 des Pflichtenhefts)
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung der Anbieterin.

EK 09
Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Die Anbieterin ist bereit, die Vertragsentwürfe vorbehaltlos zu akzeptieren (Beilagen 21, 22 und 23 des Pflichtenhefts).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung der Anbieterin.

EK 10
Qualitätsmanagementsystem
Nachweis, dass die Anbieterin und allfällige Subunternehmer über ein eingeführtes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem verfügen.
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation oder entsprechendes Zertifikat.

Zusätzliche Informationen

Geschäftsbedingungen:

Geschäftsabwicklung gemäss:
- den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für die Beschaffung und Pflege von Standardsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021);
- den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Werkverträge im Informatikbereich und die Pflege von Individualsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021); oder
- den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021);
- den ergänzenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Parlamentsdienste (Beilage 28 des Pflichtenhefts)
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html

Grundsätzliche Anforderungen:

Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.

Sonstige Angaben:

Kreditvorbehalt: Vorbehalten bleiben die jährlichen Kreditanträge und -beschlüsse der zuständigen Organe des Bundes zu Voranschlag und Finanzplan.

Durch Zuschlag berücksichtigte Anbieterinnen verpflichten sich, ihre Preise im Fall von marktgängigen Preissenkungen während der Beschaffungsdauer entsprechend anzupassen. Massgebend für die Beurteilung einer allfälligen Preissenkung ist der Zeitpunkt der Teillieferung und/oder kompletter Lieferung. Eine erneute Ausschreibung bleibt vorbehalten, falls das berücksichtigte Angebot im Lauf der Zeit nicht mehr das vorteilhafteste ist.

Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Offizielles Publikationsorgan:

www.simap.ch

Rechtsmittelbelehrung:

Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.


Kontakt

Parlamentsdienste, Infrastruktur / IT
Parlamentsgebäude
3003 Bern
E-Mail-Adresse:  
beschaffung.wto@bbl.admin.ch

Link und Bestellung Unterlagen auf simap : 1241725 (22024) 101 Raumreservationen und Besucher-/Eventmanagement