it-beschaffung: Ausschreibung Bund (Zentrale Bundesverwaltung) (21096) 101 Neues Spesen- und Abrechnungssystem

Ausschreibung 1234811: (21096) 101 Neues Spesen- und Abrechnungssystem

Publiziert am: 17. Dezember 2021

Parlamentsdienste

Die Parlamentsdienste setzen für die Entschädigungsabrechnungen der Ratsmitglieder (RM) ein Spesen- und Abrechnungssystem ein. Mit der bestehenden Applikation wird, ähnlich wie mit einem Lohnbuchhaltungssystem, die Entschädigung der RM verwaltet.

Aufgrund des auslaufenden Vertrages mit dem aktuellen Lieferanten und des anstehenden Legislaturwechsels soll eine Ersatzlösung evaluiert werden, die im ersten Halbjahr 2023 eingeführt werden kann.

Mit der vorliegenden Ausschreibung wird ein Anbieter gesucht, der das neue System liefert und implementiert, während zwei Legislaturperioden Wartung und Support bereitstellt, optional Beratungsleistungen und Changes anbietet sowie eine Verlängerung von Wartung und Support.

Auftraggeber:	Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
Kategorie:	Ausschreibung
Sprache:	de
Abgabetermin:	abgelaufen
Ort:	Bern
Zeit für Fragen:	abgelaufen
Tags:	72000000: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 48000000: Softwarepaket und Informationssysteme
Gruppen:	IT: IT
Untergruppen:	IT-SV: IT Services IT-SW: Software (gemäss Klassifizierung it-beschaffung.ch)
Andere Sprachen:	(21096) 101 Neues Spesen- und Abrechnungssystem (fr)

Zeitplan

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:

Datum	Ereignis	Kommentar
17. Dezember 2021	Publikationsdatum
17. Dezember 2021	Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab	Die Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend. Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.
14. Januar 2022	Frist für Fragen	Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen. Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.
1. März 2022	Abgabetermin 23:59	Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 9.1.4. a) Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen. b) Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter. c) Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland: Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.
7. März 2022	Offertöffnung	Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 9.1.4. a) Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen. b) Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter. c) Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland: Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden. Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.
1. Juli 2022	Geplanter Projektstart
31. Dezember 2035	Geplantes Projektende

Zuschlagskriterien

Gewichtung	Kriterium
30%	ZK 1 Preise und Kosten
55%	ZK 2 Qualitätskriterien
15%	ZK 3 Präsentation

Zulassungsbedingungen

Bietergemeinschaften:

Nicht zugelassen.

Eignungskriterien:

Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.

Geforderte Nachweise:

Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.

EK01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.

EK02 Erfahrung
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in Projekten, die mit dem vorliegenden Auftrag hinsichtlich Umfang und Komplexität vergleichbar sind. Er weist diese Erfahrung anhand von 2 Referenzen in den letzten 5 Jahren nach.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes und vom Auftraggeber sowie Anbieter rechtsgültig unterzeichnetes Referenzformular (Anhang Nr. 4) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss im Zeitraum der Angebotsevaluation gemäss Pflichtenheft Kap. 6.1 erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK03 Personelle Ressourcen
Der Anbieter setzt ein Schlüsselteam ein, das die Rollen Projektleitung, Chef-Entwicklung und Chef-Business Analyse abdeckt, und verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können.
Der Anbieter bestätigt, dass die in der Schweiz zum Einsatz gelangenden Personen für die Dauer des geplanten Einsatzes einen aufenthaltsrechtlichen Status haben oder haben werden, welcher diese berechtigt, in der Schweiz einer Erwerbstätigkeit im angebotenen Umfang nachzugehen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der für den Auftrag eingesetzten personellen Ressourcen (inkl. Vornamen, Namen, aufenthaltsrechtlicher Status, sowie der wahrzunehmenden Rollen).

EK04 Ansprechpartner
Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (single point of contact, SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Koordinaten, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter des SPOC.

EK05 Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen
Der Anbieter ist bereit, Schlüsselpersonen (Projektleiter/in, Chefentwickler/in) einzusetzen, die in Deutscher oder Französischer Sprache aktiv mündlich und schriftlich kommunizieren können (mind. C1 gemäss dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen GER), und in Deutscher und Französischer Sprache passiv zuhören und lesen können (mind. B2 gemäss dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen GER).
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen.

EK06 Personensicherheitsprüfung
Der Anbieter ist bereit, die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und einer Personensicherheitsprüfung gemäss Art. 10 der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4) zu unterziehen. Nähere Informationen sind unter www.aios.ch zu finden.
Nachweis
Nachweis der durchgeführten Personensicherheitsprüfung oder Kopie der Anmeldung zur Personensicherheitsprüfung für alle zum Einsatz vorgesehenen Personen.

EK07 Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK08 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- die Beschaffung und Pflege von Standardsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Werkverträge im Informatikbereich und die Pflege von Individualsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Ergänzende Geschäftsbedingungen der Parlamentsdienste
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK09 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 6 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK10 Qualitätsmanagementsystem
Nachweis, dass der Anbieter und allfällige Sublieferanten über ein eingeführtes und regelmässig überprüftes internes Qualitätsmanagementsystem verfügen oder über ein Qualitätsmanagementsystem entsprechend dem Standard ISO 9001:2015 oder gleichwertig.
Nachweis
Nachvollziehbare Dokumentation oder entsprechendes Zertifikat.

EK11 Arbeitsort
Der Anbieter bestätigt die Bereitschaft, Bern als Arbeitsort zu akzeptieren und die Bereitschaft, auf Verlangen des Auftraggebers zentrale Projektarbeiten bis zur Inbetriebnahme des Spesen- und Abrechnungssystems an vom Auftraggeber bereitgestellten Arbeitsplätzen an diesem Ort zu erbringen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK12 Support-Organisation
Der Anbieter bestätigt, dass er spätestens zum Zeitpunkt des Zuschlagsentscheids über eine entsprechende Organisation verfügt, damit er die Supportleistungen und entsprechende Service Levels wie im Pflichtenheft (Abschnitt 3.4 Grundleistung 3 «Jährliche Lizenzen, Wartung und Support» (GL03)) dargestellt, vollständig erfüllen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

Zusätzliche Informationen

Geschäftsbedingungen:

Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes für:
- Informatikdienstleistungen (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- die Beschaffung und Pflege von Standardsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)
- Werkverträge im Informatikbereich und die Pflege von Individualsoftware (Ausgabe Oktober 2010, Stand Januar 2021)-
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html

Ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen der Parlamentsdienste, Anhang 18

Grundsätzliche Anforderungen:

Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.

Sonstige Angaben:

Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Kreditvorbehalt: Vorbehalten bleiben die jährlichen Kreditanträge und -beschlüsse der zuständigen Organe des Bundes zu Voranschlag und Finanzplan.

Offizielles Publikationsorgan:

www.simap.ch

Rechtsmittelbelehrung:

Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.

Kontakt

Parlamentsdienste
Parlamentsgebäude
3003 Bern
E-Mail-Adresse:

beschaffung.wto@bbl.admin.ch

Link und Bestellung Unterlagen auf simap : 1234811 (21096) 101 Neues Spesen- und Abrechnungssystem

Ein Angebot der Firma Noematica, der Spezialistin für IT-Evaluationen rund um Cloud, Gemeinden und Schulen sowie KMUs

✘ Massgeschneiderte Durchführung von IT-Evaluationen
✘ Tool-unterstützt von A bis Z, IT-Beschaffung via Einladungsverfahren, öffentliche Ausschreibung oder Präqualifikationsverfahren
✘ einzigartiger Anforderungsdatenbank und Pflichtenheftsammlung
✘ Schwerpunkt Gemeinden und Schulen sowie ausgewählte KMU-Segmente (Immobilien und Vermögensverwaltungen)
✘ Begleitung bei der Einführung inkl. Erstellung ISDS-Konzept, Controlling, Governance
✘ Verkürzung der Angebotsfrist gem. Art. 46 Abs. 2 lit. a BöB durch elektronische Veröffentlichung und Entgegennahme von Angebote auf elektronischem Weg

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