Ausschreibung 1214255: (21173) 342 Finanzielle und admin. Abwicklung der Drittmittelprojekte

Publiziert am: 25. August 2021

Institut für Virologie und Immunologie IVI, Direktion

Im Rahmen der finanziellen und administrativen Abwicklung der Drittmittelprojekte sind die folgenden Leistungen zu erbringen:
- Fachliche Unterstützung und Beratung
- Beantragung Tranchen bzw. Rechnungsstellung
- Finanzielle Zwischen- und Schlussberichte
- Single Point of Contact (SPOC)
Zusätzliche Aufgaben im Falle von EU-Projekten:
- Organisation, Begleitung und Sicherstellung von externen Audits
- Unterstützung des Legal Entity Appointed Representative (LEAR)
- Mitarbeit im Projektmanagement (finanziell / administrativ)
Weitere allgemeine Aufgaben im Rahmen der Drittmittelprojekte:
- Monatliches Reporting
- Verantwortung für die internen Prozesse des Qualitätsmanagements (QM-Prozesse) sowie für das interne Kontrollsystem (IKS)


Auftraggeber: Bund (Zentrale Bundesverwaltung)
Kategorie: Ausschreibung
Sprache: de
Abgabetermin: abgelaufen
Ort:

Institut für Virologie und Immunologie IVI,
Sensemattstrasse 293,
3147 Mittelhäusern

Zeit für Fragen: abgelaufen
Tags:
  • 72224000: Beratung im Bereich Projektleitung
  • 98300000: Diverse Dienstleistungen
  • 79200000: Dienstleistungen im Bereich Rechnungslegung und -prüfung sowie Steuerwesen
  • 79630000: Dienstleistungen im Personalwesen, außer Stellenvermittlung und Ausleih von Arbeitnehmern
  • 75131100: Allgemeine Personaldienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
  • 79210000: Rechnungslegung und -prüfung
  • 75131000: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
  • 79400000: Unternehmens- und Managementberatung und zugehörige Dienste
  • 79211000: Buchhaltung
  • 79421000: Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
  • 79410000: Unternehmens- und Managementberatung
  • 75130000: Unterstützende Dienste für die öffentliche Verwaltung
  • 79411000: Allgemeine Managementberatung
  • 79421100: Projektüberwachung, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten
  • 79414000: Beratung im Bereich Personalverwaltung
  • 79994000: Vertragsverwaltung
  • 79412000: Beratung im Bereich Finanzverwaltung
  • 79631000: Dienstleistungen im Bereich Personal sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • 79999000: Scanning und Rechnungsstellung
  • 79999200: Rechnungsstellung
  • 66600000: Finanzen und Liquiditätssteuerung
  • 79211100: Buchführung
Gruppen:
  • C: Consulting
  • IT: IT
Untergruppen:
  • C-C: Consulting
  • IT-SV: IT Services
(gemäss Klassifizierung it-beschaffung.ch)
Andere Sprachen:

Zeitplan

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten erstellt:

Datum Ereignis Kommentar
25. August 2021 Publikationsdatum
25. August 2021 Ausschreibungsunterlagen verfügbar ab

Die Ausschreibungsunterlagen sind in deutscher und französischer Sprache erhältlich. Bei Widersprüchen zwischen den Fassungen ist die deutsche Version massgebend.
Sie können die Unterlagen online von der elektronischen Plattform www.simap.ch, Rubrik “Öffentliches Beschaffungswesen, Ausschreibungen Bund“ herunter laden. Dazu müssen Sie sich im Projekt registrieren und können anschliessend mit Login und Passwort, welches Sie per E-Mail erhalten, die gewünschten Unterlagen downloaden. Es steht auch ein Frageforum zur Verfügung.

12. Oktober 2021 Ende Bestellung Ausschreibungsunterlagen
8. September 2021 Frist für Fragen

Falls sich beim Erstellen des Angebotes Fragen ergeben, können Sie diese in anonymisierter Form ins Frageforum auf www.simap.ch stellen.
Zu spät eingereichte Fragen können nicht mehr beantwortet werden. Die AnbieterInnen werden per E-Mail informiert, sobald die Antworten auf www.simap.ch publiziert sind.

12. Oktober 2021 Abgabetermin 23:59

Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter.
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden.

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung
sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurück gesandt.

18. Oktober 2021 Offertöffnung

Bemerkung zur Einreichung der Angebote: Einreichungsort vgl. Ziff. 1.2 vorstehend. Allgemeine Formvorschriften siehe Pflichtenheft Ziffer 8.1.4.
a)
Bei Abgabe an der Warenannahme des BBL (durch Anbieter selbst oder Kurier): Die Abgabe hat spätestens am oben
erwähnten Abgabetermin, noch während den Öffnungszeiten der Warenannahme (08:00 – 12:00 und 13:00 – 16:00 Uhr) gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung des BBL zu erfolgen.
b)
Bei Einreichung auf dem Postweg: Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg mit Möglichkeit der Sendungsverfolgung einer schweizerischen oder staatlich anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel). Bei Versand mit WebStamp Frankatur liegt die Beweislast für die fristgerechte Eingabe beim Anbieter.
c)
Bei Übergabe des Angebotes an eine diplomatische oder konsularische Vertretung der Schweiz im Ausland:
Ausländische Anbieter können ihr Angebot bis spätestens am oben erwähnten Abgabetermin, noch während den
Öffnungszeiten gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Schweiz in ihrem Land übergeben. Sie sind dabei verpflichtet, die Empfangsbestätigung der entsprechenden Vertretung bis spätestens am Abgabetermin per E-Mail (beschaffung.wto@bbl.admin.ch) an die Auftraggeberin zu senden.

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung
sicherzustellen. Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurück gesandt.

1. April 2022 Geplanter Projektstart
31. März 2027 Geplantes Projektende

Zuschlagskriterien

Gewichtung Kriterium
100 Punkte / 10 % ZK01 Erfahrung in der finanziellen und administrativen Projektkoordination (Industrie)
150 Punkte / 15 % ZK02 Erfahrung in der finanziellen und administrativen Projektkoordination (Innosuisse)
100 Punkte / 10 % ZK03 Erfahrung in der finanziellen und administrativen Projektkoordination (andere Stiftungen unter Ausschluss von SNF-, EU-, Industrie- und Innosuisse-Projekten)
250 Punkte / 25 % ZK04 Erfahrung in der Rechnungslegung und - führung der Bundesverwaltung
100 Punkte / 10 % ZK05 Erfahrung im Personalwesen
300 Punkte / 30 % ZK06 Preis

Zulassungsbedingungen

Bietergemeinschaften:

Nicht zugelassen.

Eignungskriterien:

Alle wirtschaftlich leistungsfähigen Unternehmen, welche die nachfolgenden Eignungskriterien bzw. -nachweise gemäss Ziffer 3.8 erfüllen, sind aufgerufen, ein Angebot in Schweizer Franken (CHF) zu unterbreiten.

Geforderte Nachweise:

Die nachfolgend aufgeführten Eignungsnachweise müssen vollständig und ohne Einschränkungen oder Modifikation mit der Unterbreitung des Angebotes bestätigt bzw. beigelegt und erfüllt werden, ansonsten wird nicht auf das Angebot eingegangen.

EK01 Wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit
Der Anbieter verfügt über eine genügende wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, um den Auftrag erfüllen zu können.
Nachweis
Auszug aus dem Betreibungsregister nicht älter als 3 Monate zum Zeitpunkt der Aufforderung durch den Auftraggeber. Bei Anbietern aus dem Ausland vergleichbare aktuelle, amtliche Urkunde des Auslandes.
Hinweis: Die Vergabestelle überprüft elektronisch den Auszug aus dem Zentralen Firmenindex (www.zefix.ch).
Bei Anbietern aus dem Ausland Auszug aus dem Handelsregister oder eine vergleichbare, amtliche Urkunde des Auslandes.
Diese Eignungsnachweise sind erst auf Aufforderung, nach Einreichung des Angebots und vor dem Zuschlag einzureichen.

EK02 Erfahrung im Rahmen der Finanzvorgaben und Beitragsreglemente des Schweizerischen Nationalfonds
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in der finanziellen Abwicklung von Forschungsprojekten, die durch den Schweizerischen Nationalfonds oder eine gleichwertige Stiftung gefördert wurden. Er weist diese Erfahrung anhand von 2 Referenzen (Forschungsprojekten) in den letzten 3 Jahren nach. Dabei sind nur diejenigen Referenzprojekte zugelassen, welche nachweislich von Beginn bis zum vollständigen Abschluss begleitet worden sind.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang Nr. 4) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK03 Erfahrung im Rahmen der Finanzvorgaben und Beitragsreglemente der EU-Forschungsprogramme
Der Anbieter verfügt über genügend Erfahrung in der finanziellen Abwicklung von Forschungsprojekten, die durch die EU-Forschungsprogramme gefördert wurden. Er weist diese Erfahrung anhand von 2 Referenzen (Forschungsprojekten) in den letzten 5 Jahren nach. Dabei sind nur diejenigen Referenzprojekte zugelassen, welche nachweislich von Beginn bis zum vollständigen Abschluss begleitet worden sind.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang Nr. 4) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK04 Personelle Ressourcen
Der Anbieter verfügt über die nötigen personellen Ressourcen, um den Auftrag wie im Pflichtenheft umschrieben, erfüllen zu können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der für den Auftrag eingesetzten personellen Ressourcen.

EK05 Ansprechpartner
Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (single point of contact, SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Koordinaten, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter des SPOC.

EK06 Disponibilität
Der Anbieter stellt maximal zwei verschiedene Ansprechpartner zur Verfügung. Diese haben die notwendigen Kenntnisse über die laufenden Projekte. Auskünfte und Erstbeantwortung von Anfragen der Forschenden wie auch der finanzierenden Organisationen sind jederzeit möglich. Die Anfragen werden innerhalb von 72 h per E-Mail oder Telefon beantwortet.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung unter Angabe von Name, Vorname, Koordinaten, Funktionsbezeichnung und Stellvertreter.

EK07 Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen
Der Anbieter ist bereit, Schlüsselpersonen einzusetzen, die in englischer und deutscher Sprache oder in englischer und französischer Sprache (mündlich und schriftlich) kommunizieren und die Projektergebnisse und Dokumentationen in diesen Sprachen erstellen und abliefern können.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung mit nachvollziehbarer Dokumentation der Sprachkenntnisse der Schlüsselpersonen.

EK08 IT Kenntnisse
Der Anbieter verfügt über genügend Anwenderkenntnisse in SAP oder in einem gleichwertigen System. Er weist diese Erfahrung anhand von 1 Referenz in den letzten 3 Jahren nach.
Referenzauskünfte über vom Anbieter für den Bund realisierte Projekte werden nur zugelassen, wenn die aufgeführten Referenzpersonen jeweils schriftlich ihre Zustimmung zur Auskunftserteilung gegeben haben.
Nachweis
Je Referenzprojekt ist ein entsprechendes vollständig ausgefülltes Referenzformular (Anhang Nr. 4) einzureichen. Der Auftraggeber behält sich vor, die angegebenen Kontaktpersonen zu kontaktieren. Die genannte Kontaktperson muss erreichbar sein (Ferienabwesenheiten und entsprechende Stellvertreter sind zu nennen).

EK09 Präsenzpflicht
Am Institut für Immunologie und Virologie (IVI), Sensemattstrasse 293, 3147 Mittelhäusern, wird ein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Die mit dem Projekt betraute Schlüsselperson ist in regelmässigen Abständen (ca. 1 Arbeitstag pro Monat) vor Ort anwesend. Die Präsenztage werden mindestens 6 Monate im Voraus festgelegt. Die Forschenden werden darüber in Kenntnis gesetzt.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK10 Personensicherheitsprüfung
Der Anbieter ist bereit, auf erstes Verlangen des Auftraggebers die zum Einsatz vorgesehenen Personen namentlich bekannt zu geben und nach Abschluss des Beschaffungsvertrages einer Personensicherheitsprüfung gemäss der Verordnung über die Personensicherheitsprüfungen (PSPV, SR 120.4) zu unterziehen. Nähere Informationen sind unter www.aios.ch zu finden.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK11 Ersatz von Mitarbeitenden
Der Anbieter ist bereit, eingesetzte Mitarbeitende bei Vorliegen wichtiger Gründe wie folgt zu ersetzen:
Die Leistung und der Einsatz der vom Anbieter zur Verfügung gestellten Personen werden durch den Auftraggeber beurteilt. Wird dabei eine Diskrepanz zu den Anforderungen und Kriterien gemäss Pflichtenheft und Anhängen festgestellt, hat der Anbieter diesbezüglich Stellung zu nehmen. Anschliessend entscheidet der Auftraggeber, ob der Anbieter verpflichtet wird, die betreffenden Personen innert 14 Tagen durch Personal zu ersetzen, welches den Anforderungen genügt.
Im Rahmen der Auftragserfüllung können auch andere wichtige Gründe für den Ersatz von Personal auftreten wie negative Personensicherheitsprüfung des Bundes, Kündigung, längerer Urlaub, Unfall, Krankheit etc. Der Anbieter ist jeweils für den Ersatz durch eine gleich qualifizierte Person verantwortlich. Das Engagement in anderen Projekten des Auftragnehmers gilt dabei nicht als wichtiger Grund.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK12 Akzeptanz der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021)
Für das vorliegende Geschäft gelten die oben aufgelisteten AGB mit den Änderungen (Ergänzungen/Anpassungen/Derogationen) gemäss Anhang Nr. 5 des Pflichtenhefts. Anbieter, die darüber hinaus Änderungen (Ergänzungen/Anpassungen) anbringen, werden vom Verfahren ausgeschlossen.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

EK13 Akzeptanz des Vertragsentwurfs
Der Anbieter ist bereit, den Vertragsentwurf in Anhang 6 des Pflichtenhefts vorbehaltlos zu akzeptieren.
Nachweis
Schriftliche Bestätigung.

Zusätzliche Informationen

Geschäftsbedingungen:

Geschäftsabwicklung gemäss den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bundes (AGB) für
- Dienstleistungsaufträge (Ausgabe September 2016, Stand Januar 2021).
Abrufbar unter https://www.beschaffung.admin.ch/bpl/de/home/auftraege-bund/agb.html

Grundsätzliche Anforderungen:

Siehe Teilnahmebedingungen in den Ausschreibungsunterlagen.

Sonstige Angaben:

Vorbehalten bleiben die Beschaffungsreife des Projektes sowie die Verfügbarkeit der Kredite.

Der Auftraggeber behält sich vor, zugeschlagene Leistungen auch zugunsten weiterer Bedarfsstellen innerhalb der Bundesverwaltung erbringen zu lassen sowie, die als Optionen definierten Leistungen ganz, teilweise oder gar nicht zu beziehen.

Offizielles Publikationsorgan:

www.simap.ch

Rechtsmittelbelehrung:

Gegen diese Verfügung kann gemäss Art. 56 Abs. 1 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) innert 20 Tagen seit Eröffnung schriftlich Beschwerde beim Bundesverwaltungsgericht, Postfach, 9023 St. Gallen, erhoben werden. Die Beschwerde ist im Doppel einzureichen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel sowie die Unterschrift der beschwerdeführenden Person oder ihrer Vertretung zu enthalten. Eine Kopie der vorliegenden Verfügung und vorhandene Beweismittel sind beizulegen.
Die Bestimmungen des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVG) über den Fristenstillstand finden gemäss Art. 56 Abs. 2 BöB keine Anwendung.


Kontakt

Institut für Virologie und Immunologie IVI, Direktion
Sensemattstrasse 293
3147 Mittelhäusern
E-Mail-Adresse:  
beschaffung.wto@bbl.admin.ch