Auftrag an die smahrt consulting AG, Regensdorf (hiernach "smahrt") für die Einführung der SAP-Payroll-Lösung.

Nach Art. 7 Abs. 3 Bst. f der Verordnung vom 16. Oktober 2002 über das öffentliche Beschaffungswesen (ÖBV, BSG 731.21) kann ein Auftrag freihändig vergeben werden, wenn der Ersatz, Ergänzung oder Erweiterung bereits erbrachter Leistungen der ursprünglichen Anbieterin oder dem ursprünglichen Anbieter vergeben werden müssen, weil einzig dadurch die Austauschbarkeit mit schon vorhandenem Material oder die Kontinuität der Dienstleistungen gewährleistet ist.
Der Kanton Bern führt im Rahmen des ERP-Projekts SAP ein und löst die bestehenden Eigenentwicklungen für Finanzen und Personaladministration (FIS und PERSISKA) ab. Die Berner Fachhochschule wird auf diesen Zeitpunkt hin die Gehaltsverarbeitung nicht mehr über ein Payroll-System des Kantons abwickeln, sondern über ein Payroll-Modul in ihrem eigenen SAP-System. Heute erbringt das Personalamt des Kantons diese Leistungen für die BFH. Die BFH untersteht der Personalgesetzgebung des Kantons Bern und damit allen kantonalen Regelungen bzgl. Gehalt (inkl. Lohnsystem, Gehaltsaufstieg, Dienstaltersgeschenke, Kinder- und Betreuungszulagen, Sozialversicherungen, Pensionskasse).

Das SAP-Payroll-Modul im neuen ERP-System des Kanton Bern wird durch smahrt implementiert. Die Firma smahrt kann für die Payroll der BFH grosse Teile der für den Kanton Bern entwickelten Lösung übernehmen, wodurch die Implementierung kostengünstiger, einfacher (weniger Koordinations- und Erklärungsaufwand) und schneller wird. Bei einer parallelen Implementierung der beiden Lösungen durch den gleichen Partner müssen Eigenentwicklungen für Spezifikas der Personalgesetzgebung des Kantons Bern sowie Lösungen für technische Besonderheiten nur einmal umgesetzt werden. Andererseits müssen die Schnittstellen zu den Sozialversicherungen und den Pensionskassen für die BFH nicht neu entwickelt werden, sondern können übernommen werden. Damit sind die Voraussetzungen für eine freihändige Vergabe nach Art. 7 Abs. 3 Bst. f ÖBV erfüllt.